A Minősített Könyvtár cím és a Könyvtári Minőségi Díj elnyerési feltételei és az odaítélés folyamata

A 2020-as év több szempontból is nehéz helyzet elé állította a könyvtárakat, hiszen a pandémia hatásai mellett meg kellett küzdeniük a közalkalmazotti lét átalakulásával is. A nehézségek ellenére néhány könyvtár mégis úgy döntött, hogy indul a Minősített Könyvtár cím és a Könyvtári Minőségi Díj pályázaton, melyet a 33/2017. (XII.12.) EMMI rendelet szabályoz. A rendelet szerint az országos minőségirányítási tevékenység koordinálását, a pályázatok szakmai előkészítését és lebonyolítását a Könyvtári Intézet végzi. A feladatok ellátására 2020 júniusától megalakult a Könyvtári Minőségfejlesztési Osztály (KMO), mely szeptember közepétől 3 fővel működik.

A rendeletet, illetve a könyvtári minőségi pályázatokat sokan ismerhetik, azonban kevesen tudják, hogy a minőségi pályázatok előkészítése és lebonyolítása igen hosszú és összetett munka, melyet az ágazati fenntartó minisztérium által elfogadott ügyrend és szabályzat határoz meg. A feladat az év kora tavaszi időszakában kezdődik, amikor az Emberi Erőforrások Minisztériuma megjelenteti a Minősített Könyvtár cím és Könyvtári Minőségi Díj pályázatot. A pályázati kiírás főbb tartalmi elemei változatlanok, azonban minden évben módosulhat egy kicsit az előző pályázati ciklus tapasztalatai alapján. Érdemes tehát nagyon figyelmesen tanulmányozni a pályázati felhívást, hogy tisztában legyünk az adott évi pályázat minden követelményével. Az előző években ilyen változás volt például a pályázó könyvtárak kategória meghatározásánál, a kategóriákhoz tartozó szakmai létszám megválasztása. Míg 2018-ban konkrét létszámot határozott meg a Könyvtárak Minőségi Működésének Értékelési Rendszere (KMÉR) – vagyis az az önértékelési keretrendszer, amely elengedhetetlenül része a Minősített Könyvtár cím és Könyvtári Minőségi Díj pályázat benyújtásának – addig 2020-ban már rugalmasabb lehetőséget biztosított és létszámokat átfedő tartományokat hozott létre, hogy az adott könyvtár a stratégiai céljainak megfelelő kategóriát választhasson.

A Könyvtári Intézet, pontosabban a Könyvtári Minőségfejlesztési Osztály biztosítja azt az elektronikus felületet, a Magyarországi Könyvtárak Adatbázisát (MKA) ahová a pályázati felhívásban foglaltak szerint a könyvtárak határidőre benyújtják a pályázati adatlapjukat, önértékelésüket és szakmai beszámolójukat. A KMO munkatársai ellenőrzik a beérkezett pályamunkákat, elvégzik a szükséges adminisztrációt, felkérik a könyvtári és minőségügyi szakértőket a pályázati anyagok bírálatára. A 2018-ban bevezetett újítás, miszerint nem csak könyvtárosok, hanem minőségügyi szakemberek is részt vesznek a munkában, megerősítette a pályázati célokban foglalt minőségmenedzsment és szervezetfejlesztési tevékenység hangsúlyosságát.

A minőségi pályázatok alapvető célja, hogy a könyvtár bemutassa a Total Quality Management (TQM), -a teljeskörű minőségirányítás, mint vezetési filozófia szerint működtetett könyvtár sikereit, eredményeit. A szakértők ezért különös figyelemmel kísérik a TQM három alapelvének teljesülését.

• A vevőközpontúság elve szerint a könyvtár minőségi szolgáltatást csak a könyvtárhasználók igényeinek, szükségleteinek és elvárásainak ismeretében tud nyújtani. Ehhez az igények feltérképezése és elemzése szükséges. Az alapelv folyománya tehát, hogy szolgáltatást fejleszteni csak az igények ismeretében célszerű.
• A folyamatok állandó javításának elve szerint a könyvtári tevékenységeket folyamatosan monitorozni szükséges a hibák feltárása és csökkentése érdekében. A hibamentes működésre törekvés hatására javul a folyamat megbízhatósága, aminek következtében a könyvtárhasználók elégedettsége is nő.
• A harmadik alapelv, vagyis a teljes elkötelezettség és felhatalmazás mind a vezetők, mind a beosztott munkatársak aktív részvételét és elkötelezettségét tükrözi. A munkatársaknak a vezetőség által adott széleskörű felhatalmazással kell rendelkezniük a folyamatok javítása érdekében, ami kölcsönös bizalmat igényel horizontális és vertikális irányban egyaránt. A kollégák és a vezetés közötti bizalom növeli az elkötelezettséget, a teljesítőképességet és kreatív energiákat szabadít fel.

A szakértők a fenti három alapelv teljesülése mellett az úgynevezett kiegészítő elemek meglétét is vizsgálják.

• A teljeskörű minőségirányítási filozófiát alkalmazó könyvtárban lényeges a vezető példamutatása, a TQM eszközeinek és nyelvezetének használata és a tényekre, adatokra támaszkodó döntési mechanizmus.
• Fontos, hogy a kollektíva rendelkezzen a folyamatok folyamatos javításához szükséges ismeretekkel és kompetenciákkal, amiket oktatás és képzés keretén belül tudnak a munkatársak elsajátítani.
• A többirányú és szintű kommunikáció elősegíti az információk áramlását, ami hozzájárul az elkötelezettség fontosságának megértéséhez is.
• Lényeges, hogy sikeres tevékenységük eredménye képen a kollektíva tagjai rendszeres jutalmazásban, elismerésben részesüljenek akár erkölcsi, akár anyagi formában.
• A legfontosabb kiegészítő elem, hogy a könyvtár tevékenységét rendszeresen különböző mérésekkel vizsgálja meg és az eredmények birtokában jelölje ki és hajtsa végre a megfelelő intézkedéseket. Ez az alapja a TQM szemléletű könyvtár minden munkafolyamatát átható PDCA-ciklusnak is.

A szakértők a benyújtott önértékelés és szakmai beszámoló alapján a már említett KMÉR önértékelési keretrendszer kritériumai mentén egy előzetes véleményt állítanak fel, ahol a könyvtáros és minőségügyi szakértő külön-külön fogalmazza meg véleményét a könyvtár szervezetfejlesztési és minőségmenedzsment tevékenységéről. A helyszíni látogatás során a további információk birtokában alakul ki a szakértőkben a végleges kép a könyvtár munkájáról, hiszen személyesen beszélhetnek a könyvtár vezetőivel és munkatársaival, betekinthetnek egyes minőségirányítási dokumentumokba, ha lehetőségük adódik, beszélgethetnek a könyvtár használóival is. A szakértők az előzetes véleményüket – személyes tapasztalataik alapján újra gondolják, és konszenzusra jutnak a végső szakmai értékelés tekintetében. A KMÉR kilenc kritériuma alapján pontszámokat határoznak meg és most már közösen fogalmazzák meg a könyvtár erősségeit és fejlesztendő területeit is. Gondot fordítanak arra is, hogy lehetőség szerint megoldási javaslatokat is beépítsenek a szakértői jelentésbe. A könyvtár saját önértékelési pontszámainak összehasonlítása a szakértői véleményekkel és pontszámokkal, lehetőséget biztosít az intézmény számára a reális önkép kialakítására, valamint új fejlesztési irányok kijelölésére is.

A Könyvtári Minőségi Díj esetében a minősítési eljárásban csak azok a könyvtárak vehetnek részt, amelyek érvényes Minősített Könyvtár címmel rendelkeznek. A benyújtott pályázati adatlap és önértékelés mellett a szakmai beszámolójukban két jól működő innovációt kell bemutatniuk. A szakértők ebben az esetben az innovációkat várt és elért eredményeik alapján pontozzák, figyelembe veszik a használók és partnerek véleményét is. Elemzik a bemutatott fejlesztéseket a könyvtári stratégiához és a szervezet működéséhez történő szerves kapcsolódás és hatás tekintetében, vizsgálják a fejlesztés fenntarthatóságát, valamint a tevékenységek során a PDCA elv érvényesülését is.

A beérkezett szakértői javaslatokból a KMO munkatársai beszámolót készítenek a kultúráért felelős miniszter részére, aki a 33/2017 rendelet szerint dönt és értesíti a pályázó könyvtárakat a cím és Díj elnyeréséről.

A kultúráért felelős miniszter az idei évben a következő könyvtáraknak ítélte meg a Minősített Könyvtár címet:

• Balassi Bálint Megyei Könyvtár (Salgótarján)
• Deák Ferenc Megyei és Városi Könyvtár (Zalaegerszeg)
• Egressy Béni Városi Könyvtár (Kazincbarcika)
• Gödöllői Városi Könyvtár és Információs Központ
• Méliusz Juhász Péter Könyvtár (Debrecen)
• Mogyoróssy János Városi Könyvtár (Gyula)
• Mórahalom Város Önkormányzat Tóth Menyhért Városi Könyvtár- és Közösségi Ház
• Óbudai Platán Könyvtár
• Városi Könyvtár Lenti

(A nyertes könyvtárak a címet 2021-2025-ig használhatják.)

Könyvtári Minőségi Díjat nyert könyvtár:

• Békés Megyei Könyvtár (Békéscsaba)

2020-ban a könyvtári minőségirányítás új arculatot kapott, aminek eleme egy alaplogó, szlogennel kiegészülve. A szlogen Weöres Sándor 10 lépcső című verse alapján fogalmazódott meg. Kívánom, hogy egyre több kolléga és ennek következtében egyre több intézmény érezze magáénak ezt a gondolatot.

A minőség legyél te magad!

Bajnok Tamara, Könyvtári Intézet