A Magyar Könyvtárosok Egyesülete 46. Vándorgyűlés, Sopron – 2014

Szubjektív beszámoló a szervezői oldalról nézve

Néhány héttel ezelőtt arról írtam, hol is tartunk a 2014-es Vándorgyűlés szervezésében, most pedig már azt kellene összefoglalnom, miképp éltük meg mi, helyi rendezők azokat a napokat. Kör e-mail-ben kértem meg munkatársaimat: írják le véleményüket. A beérkező válaszok nagyon komoly önkritikákat tartalmaznak az értékelés mellett.

Tény, hogy 675 regisztráció mellett 70 előadó, és mintegy 50 nem regisztrált résztvevő tisztelte meg hosszabb-rövidebb időre a rendezvényt, ez összességében közel 800 vendéget, ezen belül 60 szervezőt jelent, akiknek ellátását, mozgását kellett koordinálni. 6 szponzor és 10 kiállító mutatkozott be a szakmai kiállítás keretében. Még néhány statisztikai adat:

• 1.150 vendégéjszaka a rendezők kezelésében a két diákszállón
• mintegy 150 vendégéjszaka saját szervezésben különböző szállodákban, motelekben
• 157 fő vett részt szervezett városnézésen
• 163 fő vett részt a szombati kirándulásokon
• 287 fő látogatta meg a Ligneumot és a különböző Campus gyűjteményeket (Műemlékkönyvtár, Vadgazdálkodási Gyűjtemény, Botanikus Kert, stb.), a Széchenyi István Városi Könyvtárat, a Líceumi Könyvtárat, múzeumokat
• 289 fő táncolt a baráti találkozón

Nem terhelem a tisztelt olvasót további számokkal, inkább csak érzékeltetni szerettem volna a sokrétűséget, hiszen mindezek mellett már a 0. napon nagy érdeklődés kísérte a szakmai és kulturális programokat, a csütörtöki kultúrest teltházas volt, azaz több mint 400 fő élvezte a fellépő együttesek nagysikerű produkcióját, s bizony a pénteki szekcióüléseken is előfordult, hogy + székeket kellett biztosítani a nagy érdeklődés miatt. Azt hiszem, nem kell részleteznem számszerűsítve a szakmai találkozókat, szekcióüléseket, mivel mind a honlapon, mind a Vándorgyűlés kiadványban megtalálhatók. Az ezekről készült felvételek folyamatosan kikerülnek a honlapra, valamint a nyitó és plenáris ülés is archiválásra került a videotóriumban.

A már említett írásban, valamint a KATALIST-en is jeleztem, hogy bármennyire igyekszünk, tökéletesek nem lehetünk, ekkora létszám mellett mindig adódnak technikai problémák, hibák, amiket véleményem szerint rövid időn belül sikerült orvosolnunk, néhány kivételtől eltekintve:

• Szállás problémák – Ez érintett mindenkit a legérzékenyebben. Minden esetben törekedtünk a lehető legjobb megoldásra, és senki nem maradt fedél nélkül, ez köszönhető annak is, hogy a Baross úti Machatsek Gyula Diákhotel és Kollégiumban (közismert nevén VUK és LUK) tartalék apartmanokat tartottunk fent. Tudni kell azt is, hogy a létszámhoz képest 2 komolyabb „nézeteltérésre” került sor, minden más esetben megnyugtató módon zárultak a kérdések. Mindehhez azt is tudni kell, nem kis számban kérték a szálláslista közzététele után az átszervezést/áthelyezést, de az érkezések után már kedves vendégeink is rugalmasan cserélgették szállásaikat.

Idézet: „Szállásoldalról a vendégek általában elégedettek voltak a szállás minőségével. Ekkora létszámnál minimális hiba keletkezett és azt is rövid időn belül orvosolni tudtuk. Általában véve nagyon kedves embereket ismerhettünk meg a könyvtáros társadalomban. Káresemény, rongálás, stb. nem keletkezett a konferencia alatt. A Baross úti épületünkben közel 350, az Ady Endre úti épületben közel 180 vendéget helyeztünk el.”

No és volt „szabadító akció” is, amikor bezártak egy kolléganőt, szerencsére volt nála telefon, hívott, s néhány percen belül ment a mentőosztag.

• Számlázás – Erről már több fórumon is írtam, s jeleztem, hogy komoly nehézséget okozott az egy-egy személy költségeinek többfelé történő számlázása, a menetközben beérkezett módosítások kezelése, mindezek ellenére most már elmondhatjuk, hogy a kiállított 485 db számlából 28 esetben kellett új számlát kiállítani, és néhány esetben stornózni részvétel lemondása, vagy készpénzes fizetés miatt.
• Helyi közlekedés – Egy 18 fős kisbusz a rendezvény teljes ideje alatt rendelkezésre állt, valamint 6 alkalommal 50 fős autóbusz várta az érkezőket a vasútállomáson. Néhány esetben nem érkezett vissza az állomásra a jármű, így fordulhatott elő, hogy elindultak a kollégák gyalog. Azért itt azt is el kell mondanom, hogy a telefonon beérkezett kérésekre azonnal reagáltunk, ennek ellenére több esetben is előfordult, hogy a kért időpontban nem voltak ott az utasok, ill. 5 perces várakozást kérve, ezt nem fogadták el.
• Étkezések, kávészünetek – Előzetes egyeztetések után készült el a kávészünetek helyszínére és időtartamára vonatkozó tervezet. Ez sok esetben nem találkozott a kollégák igényeivel, amit valóban nem tudtunk időnként kezelni, de pl. kérésre azokra a helyszínekre is küldtünk „víz-utánpótlást”, ld. B épület, ahova nem volt tervezett kávészünet. Idézek a beérkezett önértékelésből:

„A kávészünetek alatt gyorsan kiszolgáltuk a vendégeket, nem kellett sorban állniuk,  megjegyzés hangzott el: máshol 0,5 literes műanyag flakonos vizeket kaptak. A kávéspultokat 2-3 órán keresztül nyitva tartottuk, még akkor is, amikor csak 20 perces szünetről volt szó. Figyeltük a vendégek mozgását, mivel a kiadott programtól eltérően érkeztek, ehhez igyekeztünk alkalmazkodni. Az étkezéssel többségében elégedettek voltak, a hiányosságok elsősorban a Menza Étterem állapotára, ill. az étel minőségére utalt, de a többség megköszönte a vendéglátást.”

• Szekcióülések, helyszínek, tájékoztatás/tájékozódás – Akár az előző pontban már jelzett – programok időpontjának eltolódása – probléma folytatása is következhetne. Tény, hogy a szekcióülések nem egy épületben voltak, de 5-10 perces távolságon belül, ill. különböző időpontokban. Az ún. ”áthallgatás”-t nehezítette, hogy több szekcióban is komoly „csúszások” voltak! A tájékozódást 18 eligazító tábla segítette, valamint a regisztrációknál és szinte mindenhol „előforduló” kollégáink. Azért két esetet megemlítenék: Az egyik eligazító táblát elütötte egy autó, másnap reggel javítottuk, egy másik táblánkat pedig ismeretlen személy „megpörgetett”, így a szekció ülés helyszíne helyett a kollégák a Gazdasági Főigazgatóság felé vették az irányt. Ebből is látszik, mennyire komoly volt a fizetési szándék…
• Szponzorok, kiállítók – Elsősorban javaslatok érkeztek, amelyeket meg fogunk osztani az MKE Elnökségével és a jövő évi szervezővel.

Remélem, sikerült minden lényeges elemet érintenem, s a végére néhány „magvas” idézet, amely tükrözi, hogy a rendező kollégák is jól érezték magukat:

• „Összességében szerintem tényleg sikeres rendezvény volt, köszönhetően a jó csapatmunkának és az egyetemen dolgozók segítőkészségének.”
• „Szerintem nagyon jó volt, mindenki odatette magát rendesen.”
• „A munkatársak gyors, rugalmas problémakezelését és az egymás közötti példás együttműködést tapasztaltam.”
• „Hatalmas feladatba vágtuk a fejszénket, de a végeredmény remélhetőleg mindenkit kárpótolt a sok-sok fáradozásért. A sikeres rendezvény a lelkes és fáradhatatlan helyi szervezőgárdát és a vándorgyűlések menedzselésében nagy tapasztalatokkal bíró MKE-t egyaránt dicséri. A KKL munkatársai példaértékű munkát végeztek mind az előkészítő szakaszban, mind a rendezvény ideje alatt. Örömteli volt nézni az egyetem különböző szervezeti egységeinek és külső partnereinek összehangolt, egymást segítő tevékenységét.”

A záró plenáris ülésen elhangzott, hogy közvetlenül a rendezvény előtt egy pszichológus segítségét is kértem, mivel egy korábbi csapatépítő tréningen nagyon jó tapasztalatokat szereztünk vele. Megjegyezték mellettem, hogy nem utána kellett volna? Hát nem! Szerencsére, mint a fentiekből is olvasható, jelentem tisztelettel: a csapat ép ésszel, élményekkel és tapasztalatokkal gazdagodva élte meg az MKE 46. Vándorgyűlését!

A rendezvény azonban nem valósulhatott volna meg az Egyetem vezetőinek támogatása nélkül. Megkaptunk minden segítséget, amit csak adhattak mind munkában, mind erkölcsileg!

Köszönjük, hogy megtiszteltétek egyetemünket, városunkat, remélve, hogy hasonló jó érzésekkel, „visszajövünk” gondolattal tértetek vissza a napi munkához!

P.S. avagy u.i.: A vágányzárat nem mi szerveztük, s ráadásul információnk sem volt, mert valahogy pénteken tájékoztatták a lakosságot, s akkor már csak tettük, amit tehettünk, azaz valamennyi fórumon tájékoztattunk, kifüggesztettük…

Összeállította a soproniak nevében:
Tompáné Székely Zsófia
MKE 46. Vándorgyűlés, Sopron – 2014 – koordinátor

A Könyvtárvilág webmagazin szerkesztőinek nevében is köszönjük a Vándorgyűlés szervezőinek fáradhatatlanságát, rugalmasságát, elkötelezettségét!