A korszerű könyvtári működés egyik fontos eleme a tanuló szervezet, amely a változó felhasználói igényekre megfelelően tud reagálni. Ehhez elengedhetetlen a minőségirányítási munka, melynek része a benchmarking tevékenység. 2024-ben pályázatot írtunk a Nemzeti Kulturális Alaphoz Minőségi könyvtári szolgáltatások fejlesztésére benchmarking módszerrel címmel. Az NKA támogatásra méltónak találta a projektet. A célkitűzésünk az volt, hogy három kiválasztott könyvtárral összehasonlítsuk a munkánkat, és megismerjünk jógyakorlatokat.

Három vármegyei hatókörű városi könyvtárat kértünk fel együttműködő partnernek, valamint segítségül hívtunk egy mentort, aki felkészített minket a feladatra. A három intézmény a Bródy Sándor Könyvtár (Eger), a Deák Ferenc Megyei és Városi Könyvtár (Zalaegerszeg) és az Illyés Gyula Könyvtár (Szekszárd) lett, a mentori feladatokat Istók Anna, a Gödöllői Városi Könyvtár és Információs Központ igazgatóhelyettese látta el.

A Békés Megyei Könyvtár minőségirányítási csapatának tagjai részlegenként kérdéseket, fejlesztendő területeket gyűjtöttek. A felkészítő tréningen Istók Anna vezetésével, csoportmunkában megszületett a teljesítménymutatókkal történő összehasonlítás alapja, mellyel a könyvtárlátogatások során dolgoztunk. A vizsgált témakörök között szerepelt a marketing, a pénzügy, az olvasómenedzsment, a szervezeti kultúra és a gyarapítás. A benchmarking-projekt keretében többféle módszer kombinált alkalmazására került sor (kérdőíves adatgyűjtés, szakmai interjú, dokumentumelemzés, személyes tapasztalatcsere, brainstorming). A közvetlen tapasztalatcsere lehetőséget biztosított arra, hogy ne csupán elméleti szinten, hanem a gyakorlatban is megismerjük egymás működését, és konkrét, adaptálható megoldásokat találjuk. A beszélgetések során bejártuk a könyvtárakat, mindenütt kedvesen fogadtak bennünket és ami fontos, minden kérdésünkre választ kaptunk.

A feladatunk azonban nem fejeződött be, a pályázati vállalásnak megfelelően egy minőségirányítási szakmai napot szerveztünk 2026. január 12-én, melyre meghívtuk az együttműködő könyvtárak képviselőit, a mentorunkat és minden érdeklődőt, aki szerette volna meghallgatni a szakmai előadásokat, valamint kötetlenebb formában beszélgetni az adott témakörökről. Terveinket befolyásolta a téli időjárás, jópár regisztrált könyvtáros lemondta a békéscsabai részvételt. Végül úgy döntöttünk, a szakmai napot online módon közvetítjük.

A megjelenteket Juhász Zoltán igazgató köszöntötte, felvázolva a Minőségi könyvtári szolgáltatások fejlesztésére benchmarking módszerrel elnevezésű pályázat célkitűzéseit, a téma aktualitását.

Istók Anna, a gödöllői könyvtár igazgatóhelyettese egy másik hármas összefogás eredményeiről tartott beszámolót, melyben a gödöllői, a szolnoki és az egri könyvtárak vettek részt. Mennyit ér egy könyvtár? – Társadalmi hasznosság mérése a Gödöllői Városi Könyvtár hagyományos könyvtári szolgáltatásaihoz kapcsolódóan című előadásában beszámolt a korábbi benchmarking tevékenységekről, így az érdiekkel történt tapasztalatcseréről, a helyi MIT megalakulásáról és munkájáról, valamint a tevékenységükkel megszerzett elismerésekről. Prezentációjában bemutatta az eddig elért eredményeiket, majd rátért a társadalmi hasznosulás általuk interpretált módozatára. Szerinte a megkapott díjak nem végcélok, hanem lépések a hasznosság bizonyításában. Bemutatta az évek során elkészített infografikákat, melyen nyomonkövethető volt a gödöllői ROI változása. Ezt követően rátért a három könyvtár összefogásából megszületett számítási metódusra, melyben az ő területük a hagyományos könyvtári szolgáltatások vizsgálatát érintette. Az egriek a digitális, a szolnokiak pedig a közösségi terekhez kapcsolódó szolgáltatásokat vették górcső alá. Kérdéseket tettek fel felhasználói és szolgáltatói oldalról, majd összegyűjtötték azokat a tevékenységeket, melyeket forintosítani kívántak. Az előadás végén kaptunk még egy mutatórendszert, mely alapján a projektben résztvevő három könyvtár eredményeit megtekinthettük grafikus formában.

Tőzsér Istvánné, a Bródy Sándor Könyvtár igazgatója volt, aki Minősített könyvtár, emberközpontú szolgáltatás: a Bródy Sándor Könyvtár sikerstratégiája címmel tartotta meg előadását. bemutatta az egri könyvtár sikerének pilléreit: minőségirányítási rendszer (harmadik „Minősített Könyvtár” cím 2023-ban), folyamatos fejlesztés (informatikai modernizálás, digitális esélyegyenlőség), partnerközpontúság (igénymérések), humánerőforrás-menedzsment (képzett, udvarias munkatársak), egyediség (helyismereti gyűjtemény, muzeális gyűjtemény), az állandó sajtójelenlét, valamint az egységes vizuális megjelenés. Fontosnak tartotta, hogy szeretetmárkát építsenek (kedves könyvtárosok, tiszta terek, programok az intézmény falain kívül is). Az intézmény stratégiájában szerepelnek többek között a fenntartható szolgáltatások, a digitális műveltség, a közösségfejlesztés, a zöldkönyvtári modell. A könyvtár termékei között található a gyűjtemény, a szolgáltatások, a programok, melyeket több célcsoportra lebontva érdemes pozicionálni. Kiemelt szerep jut Egerben az innovációnak, a szolgáltatási paletta folyamatos bővítésének, megújításának. Ahhoz, hogy ezek jól működjenek, szükséges egy hiteles vezető, a minőségirányítási tanács és egy jó motivációs rendszer.

Harmadik előadóként, a zalaegerszegi Deák Ferenc Megyei és Városi Könyvtár vezetőjét, Tóth Renátát köszönthettük. Könyvtár –Több, mint gondolnád című előadása bevezetőjéből megtudhattuk, hogy hogyan értelmezik, és hogyan valósítják meg a minőségirányítás keretein belül Zalaegerszegen a benchmarkingot. A könyvtár vezetője három jógyakorlatot emelt ki: a Fűszerkertet, a DeákDekor makerspace műhelyt és az általuk fejlesztett KönyvKlub társasjátékot. A fűszerkert egy 2017-ben indult folyamat része. A projekthez a könyvtár melletti zöld területet használták, mely szabadon megközelíthető, bárki számára megtekinthető. A kertet a könyvtárosok gondozzák és programokat szerveznek hozzá kapcsolódóan. Az alkotóteret fenntartói és NKA-támogatásból hozták létre 2024-ben. 3D nyomtatással, robotikával és kreatív alkotással foglalkoznak kiscsoportos formában. A harmadik bemutatott innovációjuk egy játékfejlesztésről szólt, mely egy társasjáték-kölcsönző szolgáltatásból indult. A játékuk szakmai körökben több elismerést is begyűjtött, 2025-ben minden vármegyei hatókörű városi könyvtárat megajándékoztak egy készlettel. Minden jógyakorlat esetén információkat kaptunk a 2026-os tervekről is. Végül az igazgató asszony azzal zárta előadását, hogy a statisztikát ne csak adatokként kezeljük, az emberek legyenek részei a könyvtárnak, a könyvtár pedig az életnek.

Liebhauser János, a szekszárdi Illyés Gyula Könyvtár igazgatójának Új könyvtár – Új szolgáltatások című előadása következett. A könyvtárvezető beszámolt egy régi probléma megoldásáról, mely a szekszárdi kollektívát érintette: új épületbe költözhetett a könyvtár, mely építészeti elismerésben is részesült. Ezt követően felidézte az elmúlt tíz évet, a tervezést, a felkészülést, az IFLA pályázatot, majd a beköltözést az új épületbe. Olyan információkat is megtudhattunk, hogy milyen alapokon nyugszik az új épület tervezése, mind fizikai, mind tudományos szempontból. Ezt követően az intézmény közösségi életébe kaptunk betekintést: mézeskalácssütés, kézműves foglalkozások, kiállításmegnyitók, kóruspróbák, könyvbemutatók, ismeretterjesztő előadások, zöld tevékenységek. Megismertünk néhány közösségi kezdeményezést, például a magbörze, valamint a kosárközösség előnyeit és árnyoldalait. Az igazgató felidézte az elmúlt évek kihívásait, a pozitív és negatív élményeket, melyek elvezették őket a minőségirányítási rendszerrel segítve a jelenlegi szolgáltatási portfólióhoz és az összetartó könyvtárosi és használói közösségekhez.

Végül Juhász Zoltán, a Békés Megyei Könyvtár igazgatójának a 2000 kilométer a szolgáltatásfejlesztés felé – Könyvtári szolgáltatások fejlesztése a benchmarking minőségbiztosítási módszer gyakorlati alkalmazásával című előadását hallgathatták meg az érdeklődők. A prezentáció összefoglalta azt a munkát, melyet a könyvtár minőségirányítási tanácsának munkatársai vittek végig a projekt ötletétől, az interjúkon keresztül, egészen a zárókonferenciáig. Az előadás kitért a békéscsabai eredményekre az alapítástól kezdődően egészen napjainkig. Bemutatta a résztvevőknek az utóbbi években kidolgozott új típusú könyvtári szolgáltatásunkat, például a marketingtevékenységet, a Digilabor alkotóműhelyt, a helyismereti szabadulós játékot, a BékésWiki enciklopédiát és a gyermekkönyvtár közösségi kiállításait. Ezt követően rátért a teljesítménymutatókkal történő összehasonlító elemzésekre, majd a látogatások eredményeként feltárt fejlesztési lehetőségekre, melyek hatékonyabbá tehetik a munkánkat.

Záró programelemként egy World Caféval készültünk – melyre az időjárás miatt csak egy kisebb, de annál lelkesebb csapat maradt. A program az újratervezése után egy maratoni kerekasztal-beszélgetéssé alakult át. Ezen a látogatások során érintett témakörökből kiemelt kérdéseket vitattuk meg kötetlen formában, új résztvevők bevonásával.

A World Café kivételével a szakmai nap valamennyi előadása a mellékelt linken elérhető.

A szakmai párbeszéd megerősítette azt a felismerést, hogy a könyvtárak közötti együttműködés kulcsfontosságú a folyamatos fejlődés szempontjából. A folyamat hozzájárult a szervezeti tanulás erősítéséhez, valamint a partnerintézmények közötti szakmai kapcsolatok elmélyítéséhez. A jógyakorlatok megismerése és adaptálása új perspektívákat nyitott a szolgáltatásfejlesztés területén, és elősegítette az innovatív megoldások bevezetését. A projekt egyúttal megalapozta a jövőbeli szakmai együttműködések lehetőségét, és rámutatott arra, hogy a könyvtárak közötti tudásmegosztás kulcsszerepet játszik a szakma fejlődésében. A benchmarking módszer alkalmazása a jövőben további intézmények bevonásával is folytatható, hozzájárulva a hazai könyvtári rendszer egészének fejlődéséhez.

Itt elérhető a szakmai nap felvétele és a prezentációk

A Könyvtári szolgáltatások fejlesztése a benchmarking minőségbiztosítási módszer gyakorlati alkalmazásával elnevezésű projekt a Nemzeti Kulturális Alap támogatásával, a Békés Megyei Könyvtár, a Bródy Sándor Könyvtár, a Deák Ferenc Megyei és Városi Könyvtár és az Illyés Gyula Könyvtár együttműködésével valósult meg.

Kertész Zoltán igazgatóhelyettes, Békés Megyei Könyvtár