Egy hónap már eltelt a vándorgyűlés óta, elsimultak a hullámok, a számlák kifizetve…

Nagyon sokat dolgoztunk az egy év alatt és visszatekintve a forgószeles időszakra azt kell állítanom, nagyon nehéz vándorgyűlést szervezni.

Jó volt persze álmodozni és tervezgetni, megszervezni a rengeteg programot, a kirándulásokat, újdonságokat bevezetni. Jó volt látni a távolról érkező kollégákat és meghallgatni a szakmai előadásokat. Beszéljünk hát a jó dolgokról először.  Amit biztosan tudtunk, az az volt, hogy nagyon zöld és fenntartható vándorgyűlést szeretnénk:

• A nyomtatott programfüzetet váltsa fel egy app
• Tűnjenek el a műanyag palackok: repohár és karsztvíz állt a résztvevők rendelkezésére
• Személyre szabottan tervezzük a programokat
• Az étel a helyi termelőktől származzon
• Vessük be minden kapcsolatunkat
• Regisztrációs termékeink mind környezetbarát anyagból készültek
• Preferáltuk a közösségi közlekedést és a kerékpározást
• A regisztrációs táskákat partnereink újrahasznosított anyagból varrták

Rengeteg programot szerveztünk; a szakmai programok mellett barkácsolásokat (levendulás, gyöngyös, táskadíszítő), sporttevékenységeket (Via Ferrata, Öreg-tó kerekezés, sárkányhajózás), koncerteket ( Shirley, Seamróg, Makám, Bárdos Lajos Vegyekar), egészségmegőrző programokat (véradás, szűrőbusz) . De ezeken kívül volt könyvtártúra, szabadulódoboz, kalandtúra, filmes előadás, fotókiállítás, társasjáték-bemutató, piknik, Skanzen és Tulipános Ház látogatás is.

Nagy-nagy örömmel szerveztük a kirándulásokat is (és azt gondolom, hogy nagyon jól sikerültek): a kollégák megismerkedhettek Tatával, Majkkal, Bajnával, Esztergommal, Komárommal, Agostyánnal, Bajjal és természetesen a Kő-heggyel. Igyekeztünk minden igényt kielégíteni itt is.

Különleges figyelmet szenteltünk az egyes embereknek: személyesen egyeztettünk minden kerekezővel és sárkányhajóssal. Az ő ebédjüket elhoztuk a könyvtárba – nehogy éhen maradjanak. Ezek az apró dolgok kívülről tán nem látszottak, de hatalmas energiákat emésztettek fel.

Ezeket az energiákat köszönöm a kollégáimnak: ők mosolygósak és segítőkészek voltak mindvégig.

Muszáj azonban indokolnom azt, hogy miért írtam: nehéz vándorgyűlést szervezni, miért érzem én és érzik a kollégáim még most is kicsit diszkomfortosan magunkat.

Amikor először kérdeztek meg engem, hogy elvállalnánk-e a szervezést, örömmel mondtam igent, de rögtön felhívtam a figyelmet arra is, hogy Tatabányán nincs elég szállás és vendéglátóhely. A legnagyobb kritikák és a legtöbb észrevétel itt ért bennünket – az MKE elnöksége és a résztvevők részéről is. Igyekeztünk kihozni a legtöbbet az adottságokból – buszokkal szállítottuk a résztvevőket a különböző helyszínekre.

A helyi szervezői stáb részéről József Attila Könyvtár munkatársi gárdája szervezte meg a vándorgyűlést: 4 kolléga három hónapig teljes munkaidőben dolgozott a szervezési feladatokkal, a többiek helyettesítették őket a napi feladataikban.

A szekcióülések és a szakmai kiállítás megszervezéséért az MKE elnöksége volt a felelős: ezeken a területeken a kommunikáció nagyon nehézkes és lassú volt.

Nehezítette a szervezést, hogy a pénzügyekben mi nem láttunk tisztán: azt tudtuk, hogy regisztrációs díjakból, önkormányzati támogatásokból és szponzoroktól mennyi pénz folyik be, de arról nem tudtunk semmit, hogy az MKE mennyi pályázati forrással rendelkezik, így nem tudtuk azt sem, hogy van-e valamilyen puffer az esetlegesen felmerülő költségek kifizetésére. Ez meglehetősen nyomasztó érzés volt. Érdemesnek tartjuk, hogy a felelősségi és döntési jogkörök még jobban áttekintésre és megbeszélésre kerüljenek, mert ez garantálja a megfelelő együttműködést és a sikeres rendezvényt.

És végül és zárójelben és tényleg csak azért írom le, hogy az utánunk jövők okuljanak belőle: a vándorgyűlés szervezésének kialakítása számunkra nem volt megfelelő. Kétféle szervezést tudok elképzelni:

• Ha a szervező fél (jelen esetben mi) kap egy összeget a szervezésért.
• A másik szervezési mód, hogy az MKE elnöksége azt mondja: rátok bízzuk a vándorgyűlést, legyenek meg a kötelező elemek, ennyi meg ennyi pénz van rá, szabad kezet kaptok.

Meglátásunk szerint a tatabányai vándorgyűlés megszervezése a kétféle módszer legkevésbé hatékony keveréke volt: azt éreztük, felelősségi körünk van, döntési helyzetben viszont nem vagyunk.

Őszintén remélem, hogy a következő vándorgyűlés szervezőinek kellemesebb emlék marad ez a pár nap.

De szeretném mégis, ha pozitívak lennének cikkem utolsó sorai. Örömmel emlékszünk a sok köszönetre, a hálálkodó sorokra, a nevető arcokra, a táskákra rácsodálkozó mosolyokra, a könyvtárunkat s a csapatunkat elismerő szavakra. Boldogok vagyunk, hogy oly sok partnerünk segített nekünk: nélkülük bizony jóval fapadosabb lett volna ez a pár nap. A legnagyobb öröm mégis az volt, hogy a könyvtár munkatársai igazi csapatként dolgoztak újra, hogy mindenki 120 százalékon teljesített. Ez már a miénk. És ez „pont elég jó”.

Mikolasek Zsófia, a JAMK igazgatója

Az MKE elnöksége által készített Vándorgyűlés elégedettségi kérdőív felmérése, és annak elemzése, valamint az ennek alapján javasolt elnökségi intézkedések itt olvashatók.