ELÉGEDETTSÉGI KÉRDŐÍV ELEMZÉSE – 2023, MKE VÁNDORGYŰLÉS, TATABÁNYA
A 2023-as vándorgyűlés elégedettségi kérdőívét hasonló számban és arányban töltötték ki a férfiak és nők, mint korábban, az életkori megoszlásnál pedig látszik, hogy az 40-50-es korosztály a válaszolók több mint kétharmadát lefedik.
Szintén hasonló a megoszlása a szakmai kiállítás megítélésének, a korábbi évekhez képest kicsit csökkent a legkiválóbb megítélés: az elengedhetetlen válaszok aránya, de gyakorlatilag megfelelő, szükséges kiegészítő programnak tartják. A szöveges indoklásban a helyszínt érte kritika, széttagolt volt, zsúfolt, nem megfelelő a programnak.
A vándorgyűlést alapvetően egy visszatérő közönség látogatja, ezt jelzi, hogy a válaszolók majdnem fele jelezte, hogy az előző vándorgyűlésen hallott az idei programról. Ez egyébként jóval több, mint a tavalyi kérdőív hasonló válaszainak.
A szervezéssel, programokkal és kiegészítő dolgokkal kapcsolatos elégedettséget az alábbi grafikonon láthatjuk. Ahol lehetett, ott összehasonlítottuk a 2022-es válaszokkal, és sajnos az derül ki ebből, hogy szinte minden tényező esetében rosszabbnak ítélték a résztvevők a tatabányai rendezvényt. Az egyetlen pont: a kirándulások, ahol a magas értékelés még a 2022-es értéket is meghaladta. A válaszadók 1-6-os skálán értékeltek, a grafikon az átlagértékeket mutatja.
Az összehasonlító táblák:
A 2023-as adatok összesítve:
A szervezés pontszámai alapján azt mondhatjuk, hogy a zöld fenntarthatósági szempontok nagyon fontosak, de a tájékoztatást, információs táblák, információs anyagok elhelyezése, térképek használata sokkal jobban kellett volna mind előzetesen, mind a helyszínen megoldaniuk a szervezőknek. A telefonos applikáció jó ötlet volt, de nem működött megfelelően, ez a szöveges visszajelzésekből is kiderül. A szervezők segítőkészségét ettől függetlenül értékelték a résztvevők.
A grafikonból jól látszik, hogy a résztvevők a szakmai előadásokkal és előadókkal kiválóan meg voltak elégedve a szekcióüléseken, de a kisplenáris előadások, valamint a workshopok témái már kevésbé sikeresebb eredményt és hatást értek el. A kritika ezen kívül a helyszínek technikai feltételeivel, időbeosztásával volt kapcsolatos.
A kiegészítő szolgáltatások és programok vegyes képet mutatnak, a kulturális, kiegészítő programok és kirándulások magas pontszámai bár majdnem mind alacsonyabbak, mint tavaly, még így is kiválónak mondhatók. Probléma és számos jogos panasz érkezett viszont a szállással, étkezéssel és a baráti találkozó szervezésével kapcsolatban.
Intézkedések, javaslatok 2024-re:
Levonva a megfelelő tanulságokat a 2024-es vándorgyűlés szervezése során a következő szempontokat mindenképpen javasoljuk bevezetni, alkalmazni, illetve megújítani:
- egyeztetés a szervezeti igényekről, javaslatokról, szakmai fórum a vándorgyűlés megújítása kapcsán a szervezeti vezetőkkel és tagokkal: munkacsoport felállítása;
- nagyon javasolt a szekcióülések időbeli széthúzása, két napra osztása; sokkal kevesebb párhuzamos előadás megléte, hogy a résztvevők minden érdekes és tartalmas előadást meg tudjanak hallgatni. Tehát legalább már az első nap délutánján induljanak el a szakmai programok, és a 2. napon délelőtt és délután is legyenek, arányosabban elosztva a szekcióülések;
- az év fiatal könyvtárosa és a Kovács Máté díj esetében is javasolt a laudáció és a képes filmbemutató, a laudáció szövegéhez a bíráló bizottságtól kell kérni néhány mondatos szöveges javaslatot és elemzést;
- lehetőség szerint olyan településen, városban szervezzünk vándorgyűlést, ahol megfelelő hely adott a szakmai előadások lebonyolítására, ekkora tömeg elszállásolására, étkeztetésére és ezek közel vannak egymáshoz. Ha ezt nem tudjuk teljesíteni, a közlekedésre és az információmegosztásra sokkal nagyobb hangsúlyt kell fektetni;
- szükséges költséghatékonyabb kirándulásokat is kínálni, akár szakmai programokkal együtt, pl. kisebb könyvtárak, kulturális intézmények meglátogatása a környéken;
- a szekcióelőadásoknál és a szakmai kiállítóknál nagyon fontos az előadások és programok előre megadott határidőre történő benyújtása. A rendezvény előtt minimum két héttel le kell a programot zárni, így elkerülhetők a szervezési bonyodalmak és nehézségek az utolsó pillanatban. Az előadásokat minimum két nappal előre célszerű bekérni és lepróbálni, így nincs technikai csúszás az időben;
- a kiállítók esetében a programok és helyszínek időbeli összehangolása szükséges;
- a helyszínbejárást többször kell megvalósítani, két héttel az esemény előtt érdemes a helyszínen egyeztetni a házigazdákkal és ha szükséges, további eligazító táblákat kérni;
- a résztvevőknek előzetesen meg kell küldeni az infókat: hogyan lehet fizetni, térkép, közlekedés stb., minden, amit kifogásoltak a résztvevők;
- javasolt szakmai előadás megtartása a nyitó plenáris ülés keretében, de törekedni kell az időben hatékony teljes program megvalósítására;
- a kisplenáris ülést akkor kell megtartani, ha erre feltétlenül szükség van és olyan témát célszerű napirendre tűzni, ami a résztvevők többségét biztosan érdekli,
- szükséges minden egyes szekcióülés mellé egy kolléga biztosítása, aki segítséget nyújt bármilyen kérdés esetén;
- szükséges egy teljes kommunikációs csapatnak a rendezvény mögé állítása;
- érdemes angol nyelven is elkészíteni a fontosabb információkat a külföldi vendégek és a kiállítók támogatása céljából;
- az applikáció és a honlap ebben a formájában nem alkalmas az információközvetítésre, fejlesztése szükséges. Megfontolandó egy kisformátumú nyomtatott brossúra a jövőben, amit el lehet helyezni pl. a badge-ben.
MKE elnökség
Budapest, 2023. szeptember 7.