Az önértékelés tézisei – Beszámoló Bajnok Tamara „Önértékelés a gyakorlatban” című előadásáról

Április 23-án folytatódott a Minősített Könyvtár cím és Könyvtári Minőségi Díj pályázatokra való felkészítés Bajnok Tamara online szemináriumával. Az előadó a könyvtári önértékelés folyamatát, értékelését, tapasztalatokon alapuló gyakorlati tudnivalóit járta körbe.

Az előadó a saját nappalijából bejelentkezve izgatottan köszöntötte a szépszámú közönséget. A Zoom program segítségével készített online szeminárium létszáma elérte a maximális 100 főt, de volt olyan hely, ahol ketten-hárman, sőt, ahol heten ültek a monitor előtt. A tömeg zsivaját szerencsére technikailag ki lehetett szűrni. A csatlakozók többsége kamera nélkül, de vidám chat üzenetekben üdvözölte egymást. A rendszer bemutatása, a használati instrukciók után teljes mértékben a százhalombattai Hamvas Béla Városi Könyvtár igazgatóhelyettesének mondandójára lehetett koncentrálni, és valljuk meg, a hallgatóknak hegyezni is kellett a fülüket.

Bajnok Tamara az általános, praktikus információkból indult ki, amik segíthetik azoknak a munkáját, akik szeretnének Minősített Könyvtár címre és Könyvtári Minőségi Díjra pályázni, és támpontot adhat azoknak is, akik csak most szeretnének belevágni a szervezetfejlesztésbe vagy csak érdeklődnek a téma iránt. Erre azért is szükség volt, mivel a több mint 100 jelentkező több mint 50 könyvtárból érkezett, amik között a települési könyvtárban dolgozó szeminaristák csak kicsivel előzték meg a szakkönyvtári hallgatókat, de voltak iskolai könyvtárosok és integrált intézményből érkezők is. Igy az előadó elmondta, hogy a Könyvtári Intézet Minőségmenedzsment aloldalán megtalálhatók a pályázatokról szóló információk, a kiírások elérhetősége, a Könyvtárak Minőségi Működésének Értékelési Rendszere (továbbiakban KMÉR), az önértékelési táblázatok és a szakirodalmi bibliográfia.

Majd rákanyarodva a szeminárium témájára, először ismertette az önértékelés fogalmát: „Egy meghatározott követelményrendszernek megfelelő, rendszeresített, tematikus átvilágítás.” Az önértékeléssel és a minőségmenedzsmenttel azért is kell a könyvtáraknak foglalkozni, mert a kulturális törvény (1997. évi CXL 55. § (1) k.) előírja a nyilvános könyvtárak számára, hogy a szolgáltatásaikat a könyvtári minőségirányítás szempontjait figyelembe véve kell szervezniük.

Azoknak, akik kevésbé ismerik a KMÉR-t, egy rövid áttekintést adott struktúrájáról, a pályázati folyamatról, a KMÉR PDCA-elvű készítéséről és súlypontjairól. A KMÉR-nek differenciált a követelményrendszere, ugyanis három kategóriát fogalmaz meg a könyvtárak számára aszerint, hogy milyen szakmai létszámmal rendelkeznek, és milyen könyvtártípusba tartoznak. Ezek között a kategóriák között átfedés, átjárhatóság van. A KMÉR rugalmassága abban áll, hogy a könyvtár eldöntheti, hogy mely kategória felel meg a legjobban a szakmai céljainak, melyikkel tudja összeegyeztetni stratégiáját. Ennek megfelelően a kategóriák úgy alakulnak, hogy:

1. kategória: 20 fő feletti szakmai létszámmal dolgozó könyvtárak, valamint a megyei hatókörű városi könyvtárak és az országos szakkönyvtárak számára.
2. kategória: 5 és 25 fő közötti szakmai létszámmal dolgozó könyvtárak, valamint a szakkönyvtárak és a felsőoktatási könyvtárak számára.
3. kategória: 1 és 6 fő közötti szakmai létszámmal dolgozó könyvtárak számára.

A kategóriáknak megfelelően differenciált önértékelési táblázatot kell kitölteni, amely letölthető Könyvtári Intézet oldaláról. A pályázó könyvtáraknak hasznos információ, hogy nincs se nevezési díj, se pályázási küszöb vagy ponthatár, amit el kell érni ahhoz, hogy pályázni lehessen. Ez utóbbi összhangban van a KMÉR filozófiájával: a könyvtárnak önmagához képest kell fejlődést elérnie.

A pályázó könyvtárak szakmai beszámolóját és önértékelését szakértők értékelik, ezt az írásos dokumentumot minden pályázó könyvtár megkapja. Mivel a Könyvtári Intézet is érvényesnek érzi magára vonatkozóan a PDCA-elvű működést, így a pályázati ciklus lezárulta után visszajelzést kérnek a pályázat teljes folyamatáról, ezt kiértékelik, és a tapasztalatokat beépítik munkájukba. Ez alapján került átdolgozásra, majd nyomtatásban kiadásra a KMÉR is – nyomtatott példány térítésmentesen kérhető a minoseg@oszk.hu címen.

A közintézmények kiválóságát úgy lehet mérni, hogy önértékelést készítenek, amelyben adott szempontok alapján megvizsgálják saját adottságaikat és eredményeiket. A szervezetek működését a KMÉR kilenc szempont, 9 kritérium alapján osztotta fel 5 adottság és 4 eredmény kritériumra. A KMÉR szerint egy adott intézmény kiválóságát annak eredményei tükrözik leginkább, ezért a 6. és 9. kritériumok, tehát az Ügyfélközpontú eredmények és a Kulcsfontosságú eredmények nagyobb súllyal esnek latba. Ezeknél, a többi kritériumtól eltérően nem 100, hanem 150-150 pontot lehet maximálisan elérni.

Az előadó a KMÉR felépítését, belső szerkezetét tovább elemezve elmondta, hogy amikor a könyvtár elkezdi az önértékelést, először az adottságait, majd az eredményeit méri fel, vagyis azt, hogy az adottságok alapján milyen eredményeket tudott elérni. A cél az, hogy ezeket az eredményeket elemezzük, és határozzunk meg olyan tevékenységeket, amik alapján jobban működhet a könyvtár. Ez több tanulási és innovációs folyamat, de ezeknek a segítésével lehet változtatni az adottságokon, a jobb adottságok pedig jobb eredményeket generálnak. Az előadó ezt a folyamatot a minőségirányítást átható PDCA-ciklushoz hasonlította. A könyvtár működési irányvonalait a kritériumok adják, amik tovább vannak bontva alkritériumokra. Az alkritériumok értékelési szempontokra bomlanak, amik abban segítenek, hogy az irányvonalak mentén haladva a könyvtár meg tudja határozni, hogy hol tart.

Az első kritérium felépítésén keresztül az előadó elmondta, hogy mind a kritériumokat, mind az alkritériumokat egy rövid szöveges meghatározás kíséri, ami leírja, hogy mit tartalmaz. Továbbá felhívta a figyelmet, hogy ezeket a meghatározásokat minden könyvtárnak értelmeznie kell. Így az önértékeléshez szükséges értékelési szempontokat is egyesével végig kell gondolni, értelmezni kell. Az előadó előre vetítette, hogy ez az értelmezési folyamat ahhoz is elengedhetetlen, hogy jó önértékelést készítsen egy könyvtár, hiszen ha nem ugyanazt értik az értékelő kollégák az adott alkritérium alá tartozó értékelési szemponton, akkor elcsúszhat az önértékelés. Vannak olyan értékelési szempontok is, amit a könyvtárnak magának kell meghatároznia, például mit ért lojalitáson (pl.: 1. kategória; Vezetés, 1.1 alkritérium, f értékelési szempont)

A KMÉR-nek vannak mellékletei is, amik segítik a könyvtárosok munkáját. Ugyanis sem a KMÉR, sem a pályázati kiírások nem írnak elő kötelező dokumentumokat, amikkel a könyvtárnak rendelkeznie kell. Minden könyvtár maga határozza meg, hogy milyen dokumentumok alapján működteti a szervezetét. Iránymutatásként a KMÉR 5. számú melléklete tartalmaz egy listát a kritériumok értékelését támogató lehetséges dokumentumokról. További hasznos melléklet a 2. számú, mert ez mutatja be a kritériumok és alkritériumok belső kapcsolatát. Az előadó kiemelte, hogy az önértékeléshez elengedhetetlen, hogy a könyvtárak tisztában legyenek ezekkel a belső hatásmechanizmusokkal, hiszen ez segíti az önértékelés kiértékelését, a reálisabb szervezetkép megfogalmazását.

Ezután az előadó áttért az önértékelést segítő, szintén a KMÉR mellékletében található önértékelési táblák alapos bemutatására. Mindegyik értékelő tábla hat fokozatú, 0 és 5 közötti pontszámmal lehet értékelni, hogy a szervezet hol tart az adott értékelési szempontban a PDCA- kör szerint. Az értékelő táblák értelmezése elengedhetetlen annak érdekében, hogy az értékelő reális pontszámot adjon az adott értékelési szempontra és ne keverje azt az iskolában adható jegyekkel. Értelmezve az adottságkritériumok értékelő tábláját (lásd KMÉR 3. számú melléklet) az előadó elmondta, hogy 0 pontot kell adnia az értékelőnek, ha a könyvtár nem folytat bizonyos tevékenységet, de akkor is, ha annak az adott értékelőnek nincsen információja róla. Ezen a ponton hívta fel a figyelmet a rutinos önértékelő-előadó a kommunikáció és információátadás, a tájékoztatás fontosságára, mert ez az alapja az önértékelésnek: minden értékelő azonos tájékozottsággal álljon neki az értékelésnek. A könyvtár akkor kaphat 1 pontot, ha vannak tervei; és ha az intézmény a terveknek megfelelően működik, akkor nem 5 pontot kell adni, hanem csak 2 pontot. Mivel azok a könyvtárak is működtetnek folyamatokat, amik nem foglalkoznak minőségirányítással. A minőségirányításnak is megvannak a szabályai. Attól még, hogy működik egy könyvtár, az nem azt jelenti, hogy a minőségirányítás szabályai szerint teszi. Ha a folyamatokba ellenőrzési pontokat építünk, ellenőrzéseket végzünk, hogy úgy működik-e a folyamat, ahogy jónak látjuk, akkor kaphat a könyvtár 3 pontot. Ha a kapott adatokat elemezzük, felülvizsgáljuk, és beavatkozunk, javításokat eszközlünk, akkor kaphat a könyvtár 4 pontot. 5 pontot arra adhatunk, ha ezt az ellenőrzési-értékelési-beavatkozási folyamatot már többször ismételték.

Egy könyvtár, amely 2 éve kezdte el a minőségirányítási munkát, vajon minden értékelési szempontnál elérheti-e az 5 pontot? – tette fel az előadó a költői kérdést az adottságkritériumok kapcsán használandó segédlet bemutatása után. A kérdést nem csak azért fogadta csönd, mert a kollégák mikrofonja le volt halkítva. Bajnok Tamara szakértőként részt vett a 2018-ban pályázó könyvtárak értékelésében, így több könyvtár önértékelésébe is belelátott. Ugyanis a szakértői munka része volt, hogy a helyszíni látogatások után a szakértők megosztották egymás közt tapasztalataikat, ami során kiderült, hogy általános az, hogy a könyvtárak túlértékelik magukat. Ez a túlértékelést származhat az értékelési szempontok pontozásának félreértelmezéséből is.

Ezt követően az előadó egy önértékelési lapot mutatott a szeminárium hallgatóinak, amelynek kapcsán elmondta, hogy az értékelési szempontok vizsgálatakor meg kell nézni a pontszámok szórását. A nagy szórás arra vezethető vissza, hogy az értékelők nem rendelkeztek minden területen megfelelő információval. Az értékelő csoport összetételéről azt mondta, hogy figyelni kell arra, hogy reprezentálja az egész közösséget és ideális, ha a kollégák önként, belső motivációból jelentkeznek. Az önértékelési lapot könnyebb értelmezni, ha grafikusan is ábrázoljuk az adatokat. A bemutatott önértékelésben az értékelési csoport a vezetést a legtöbbre, a stratégiát a legkevesebb pontszámmal értékelte.

Az eredménykritériumokat értékelő táblázattal összefüggésben (lásd KMÉR 4. számú melléklet) az előadó értelmezte az egyes pontokhoz tartozó szempontokat. 0 pont adható, ha nincsen adat, eredmény az adott értékelési szempont kapcsán. Ha megtörténik a mérés, a könyvtár dolgozik a folyamataival, de az eredmények romló tendenciát mutatnak, akkor 1 pont adható. Ha az eredmények stagnálnak, 2 pont; ha javulnak, 3 pont; ha jelentősen javulnak, 4 pont adható. Ha a kiváló eredményeket folyamatosan fenn tudja tartani a könyvtár, akkor lehet az adott értékelési szempontra 5 pontot adni. Itt megjegyezte az előadó, hogy nem az számít elérésnek, hogy egyszer teljesítette a könyvtár a kiváló adatokat, hanem ha azokat folyamatosan szinten tartotta, legalább két évig. Hogyan is lehet szinten tartani? – tette fel a kérdést a százhalombattai igazgatóhelyettes. Azon kívül, hogy ott vannak a számszerűsített anyagok, például évente egyszer értekezletet lehet tartani az adott partnerekkel, tehát olyan tevékenységeket kell beépíteni, ami biztosítja azt, hogy szinten legyen tartva a jó eredmény.

A következő dián visszatért az előadó a korábban bemutatott értékeléshez, de immár az eredménykritériumok grafikus megjelenítését tudtuk szemrevételezni. A példa könyvtár a munkatársakkal kapcsolatos eredménykritériumát értékelte a legtöbb ponttal. Az adottságok és eredmények összekapcsolódásából kiindulva kitért arra az előadó, hogy az önértékelés során a könyvtárnak jól kell pozícionálnia magát. Fel kell tenni a kérdést, hogy jól értékeljük-e az adottságainkat. Ha jó adottságaink vannak, de ez nem mutatkozik meg az eredményekben, akkor valamit rosszul csinálunk. A feladatunk ilyenkor, hogy határozzuk meg az okokat és hozzunk intézkedéseket.

Zárótételként az előadó az önértékelés 10 lépéses folyamatát ismertette, kommentálva azokat saját tapasztalataival. Elmondta, ha önértékelésről beszélünk, rendszerint a pontozást értjük alatta, de a feladat jóval többről szól. Kezdő lépésként meg kell hozni a döntést, hogy a könyvtár szeretne-e önértékelni. A döntés eredményét jól meg kell alapozni, tervezni. Ki kell nevezni a projektvezetőt, aki összefogja a munkát; ez az ember lehet a minőségirányítási tanács vezetője (továbbiakban MIT), de nem kötelező annak lennie, ez a könyvtár saját döntése. Az önértékelési csoport lehetőség szerint reprezentálja a könyvtár összetételét. Tagjainak száma a könyvtár méretétől függően 5-8 fő, de ha minden kollégával szeretnénk elvégezni az önértékelést, akkor több csoportot is alkothatunk; a projektvezetőnek kell a csoportok munkáját is koordinálni. Hogy az intézményvezető részt vegyen-e, az gyakran visszatérő kérdés, a gyakorlat eltér, de a könyvtárosoknak kell eldönteniük. A vezető szolgálhat plusz információkkal is a szervezet működéséről, de jelenléte feszélyezheti is a kollégákat.

Az előadó visszautalt arra, hogy mennyire fontos a kommunikáció a jó önértékeléshez, de hozzáfűzte, hogy az önértékelést meg kell előznie egy tájékozódási, tanulási folyamatnak, ami során a kollégák elsajátítják a KMÉR értékelési szempontjait, azokat egyformán értelmezik; ismerjék meg, hogyan épül fel az önértékelés. A folyamat során a könyvtár munkája átláthatóvá válik. Csak eztán veheti kezdetét az értékelési szempontok pontozása. A csoporttagok önállóan pontozzanak, az adott pontszám a kolléga tapasztalatait, informáltságát fogja tükrözni. Az önértékelés ideje a szervezet nagyságától függ, de javasolta, hogy ne haladja meg a három hónapot, hiszen az információk elsikkadhatnak, az értékelők belefáradhatnak a munkába.

Az önértékelés után érdemes készíteni egy a KMÉR szerkezetét követő önértékelési jelentést, amit a vezetésnek el kell fogadnia. Ennek a MIT által összeállított jelentésnek a tartalmát ismertetni kell a kollégákkal. A jelentés alapján készül az intézkedési terv, amiben jelöljünk ki prioritásokat, felelősöket és határidőket. Ennek a végrehajtását érdemes a könnyebb beavatkozási pontokkal kezdeni, tehát amihez van erőforrás, és a végrehajtása nem igényel túl sok időt. Ez pozitív visszacsatolás, eredmény lesz a munkatársak számára, ami nagyban fogja ösztönözni őket a kitartást igénylő feladatokban. Előfordulhat, hogy az önértékelési jelentés alapján készített intézkedési terv miatt meg kell változtatni a stratégiát, de ez ne jelentsen gondot, módosítsa a könyvtár a stratégiáját! Ezt a tervet is ismertetni kell a kollégákkal, és vagy nyilvánossá kell tenni a könyvtár honlapján, vagy zárt, belső hálózaton, de a kollégák számára elérhetővé kell tenni. Elengedhetetlen, hogy az önértékelésben található eredményeket, következtetéseket beépítsük a könyvtár mindennapjaiba. Ezután nem maradt más hátra, mint megtervezni a következő önértékelést. A feladat óriási, de ha rendszeresen végzi a könyvtár, akkor rutinná válik, és rövidül a végrehajtási ideje – fűzte hozzá megnyugtatás képpen az előadó.

Az előadást pár személyes gondolat megosztásával zárta Bajnok Tamara. Eddig három önértékelést, két KKÉK és egy KMÉR alapút készítettek kollégáival, náluk 8 szakalkalmazott dolgozik jelenleg, de a kritériumok, alkritériumok és értékelési szempontok értelmezése 2 munkanapot vett igénybe. Javasolta, hogyha önértékelünk, akkor kérjük meg egyúttal a kollégákat arra, hogy írják le az adott értékelési szempont kapcsán az erősségeket, fejlesztendő területeket, és írjanak javaslatot a beavatkozási pontokra. Az előadó megosztotta a hallgatósággal abbéli tapasztalatait is, hogy érdemes a munkatársaknak időt adni a kitöltésre, tehát ne munkaidőben, a munkájukkal párhuzamosan kelljen kitölteniük az önértékelést.

Kérdésekben sem volt hiány, így megtudhatták a szeminaristák, hogy a százhalombattaiak kétévente készítettek önértékelést, de a kollégák összetétele közben változott. A minőségfejlesztéshez nem vettek igénybe külön erőforrást. A munkát szakmentor segítségével kezdték meg, majd a kezdetektől számított nagyon aktív két és fél év múlva beadták pályázatukat a Minősített Könyvtár címre, amit el is nyertek 2016-ban.

A beszámoló alapjául szolgáló előadás elhangzott a Könyvtári Intézet szervezésében megrendezésre kerülő „Önértékelés a gyakorlatban” című online szeminárium alkalmával 2020. április 23-án.

Horváth Adrienn minőségügyi szakreferens, Könyvtári Intézet