A Mezőgazdasági Szervezet vándorgyűlési beszámolója
Előremutató gondolatok a könyvtárakban címmel tartotta vándorgyűlési szekcióülését a Mezőgazdasági Szervezet. Szervezetünk 1990 végi megalakulása óta több vándorgyűlésen tartott szekcióülést, melyek többnyire más szekciókkal együtt kerültek megrendezésre. Önállóan most szerepeltünk harmadjára. A rendelkezésünkre bocsájtott terem megtelt, volt pillanat, amikor minden szék foglalt volt! Három előadásra került sor. Ezeket Darabosné Maczkó Beáta, a SZIE Entz Ferenc Könyvtár és Levéltár könyvtárosa, Knoll Petra, az Állatorvosi Egyetem Hutӱra Ferenc Könyvtár, Levéltár és Múzeum könyvtárosa és Tamáska Lajos, az INKA Alapítvány programmenedzsere tartotta.
2010 tavaszán született meg az Oktatási és Kulturális Minisztérium (OKM) rendelete a könyvtárak minősítéséről. A rendeletnek köszönhetően számos magyar könyvtárban indult meg a munka a Minősített Könyvtár cím megszerzéséért. Az Entz Ferenc Könyvtárban folyó munkáról beszélt Darabosné Maczkó Beáta Az önismeret útján. Minőségfejlesztés a SZIE Entz Ferenc Könyvtár és Levéltárban című előadásában.
Az előadás bevezetőjében az Entz Ferenc Könyvtár 2010 óta eltelt történetét mutatta be az előadó. A Szent István Egyetem Budai Campusának 1861 óta létezik a könyvtára. Jelenleg három kart (Élelmiszertudományi, Kertészettudományi, valamint Tájépítészeti és Településtervezési) szolgál ki. A könyvtár az intézményen belül több helyen volt megtalálható, jelenlegi helyére 2010-ben költözött. Ebben az évben a könyvtár vezetése is új lett és új feladatok is születtek. A 2010-t követő hat évben több szervezeti változást élt át a könyvtár. 2013-ban Nyelvi Központ költözött az épületbe és ugyanabban az évben 3 munkatárstól kényszerültek megválni. 2015-ben a Budapesti Corvinus Egyetem Egyetemi Könyvtárának tagkönyvtárként működtek, és kivált a levéltár. 2016-ban a három budai kar a BCE-től a SZIE-hez került, a könyvtár és a levéltár újra együtt működött.
A könyvtár utolsó 8 évének ismertetése után a TQM-hez vezető útról és a könyvtár minőségirányítási rendszeréről esett szó. 2011-ban alkotta meg stratégiáját az Entz Ferenc Könyvtár. 2014 óta folynak képzések a könyvtár munkatársai számára. Közben vizsgálták a használói igényeket és az elégedettséget, jó gyakorlatokat honosítottak meg, erősítették a partnerkapcsolatokat és a munkatársi közösséget. 2016-ban jött létre a könyvtár 6 tagú Minőségirányítási Tanácsa, melynek a Megyeriné Viola Andrea könyvtárigazgató is tagja. 2016-t követően megszületett a minőségpolitikai nyilatkozat, a küldetésnyilatkozat, a jövőkép, a fejlesztési terv. 2018-ban elvégezték a szervezeti önértékelést. Az önértékeléshez a Könyvtárak Minőségi Működésének Értékelési Rendszere (KMÉR) módszertani útmutatót használták. Reprezentatív önértékelési csoportot hoztak létre. A csoport értékelést előkészítő workshopot tartott. Egyéni értékelés után összegzés készült. Az eredmény: a lehetséges 1000 pontból 713,51 pontot ért el a könyvtár. Az önértékelés után intézkedési terv és szakmai beszámoló is készült, majd beadták pályázatukat a Minősített Könyvtár címre és várják az elbírálást.
Az előadás legnagyobb részében Maczkó Beáta a KMÉR 10 kritériumának érvényesülését mutatta be az Entz Ferenc Könyvtárban. A Vezetés kapcsán elmondta, hogy az lefektette a világos küldetést, a jövőképet és az alapvető értékeket. Személyes példamutatással szolgál és nyílt, támogató légkört teremt. A könyvtár szervezetileg rugalmas munkacsoportokból (gyűjteményszervezés, olvasószolgálat, elektronikus tartalomkezelés, oktatás- és kutatástámogatás, levéltár) áll, amiket a könyvtárigazgató fog össze.
A könyvtár Stratégiájának elkészítésénél SWOT és PGTTJ analízis készült. Elkészítésénél figyelembe vették az igényeket és elvárásokat, átfogó stratégiai célokat határoztak meg és operatív célokat tűztek ki. Elkészült az Entz Ferenc Könyvtár jövőképe is: „Könyvtárunk a Budai Campus információs központja: teljes körű használó képzés és szakmai, intézménytörténeti rendezvények zajlanak épületében, ahol a berendezés a funkció függvényében mobilizálható. Elismertségének alapja a korszerű szakirodalom, a digitalizált állomány – a fenntartható raktározás szellemében –, a legújabb infokommunikációs infrastruktúra, a célzott és dinamikus marketing.”
A partnerközpontúság kritériumánál külső közvetlen (Budai Campus vezetése és az oktatók, kutatók, a hallgatók, az Egyetem adminisztratív munkatársai) és közvetett (a szakmai szervezetek, egyéb közintézmények, könyvkiadók és forgalmazók, és a mindenkori kulturális tárca), valamint belső közvetlen partnereket (minden munkatárs, aki részt vesz a szolgáltatás közvetítésében) határoztak meg. A munkatársak számára megújították a belső kommunikáció fórumait, rendszeres brianstormingokat tartanak és a dolgozói elégedettséget kérdőívvel vizsgálták. A munkatársak jutalmazására lehetőség az egyetemi jutalmazás, a képzési lehetőségek (nyelvtanulás, informatikai képzés, minőségügyi tanfolyam stb.), a távmunka, tanulmányi kirándulás, összejövetelek. A könyvtár felhasználói a közvetlen külső partnerek. Egyetemi oktatók, hallgatók, és egyéb felhasználók. A velük történő kommunikációnak rengeteg formája van. Honlap, blog, közösségi média (Facebook), hírlevél, könyvtári ismertető angol és magyar nyelven, éves jelentések, időszaki beszámolók, felmérések értékelése, plakát, szabályzatok
Felhasználókkal kapcsolatos eredmény, hogy az Entz Ferenc Könyvtár honlapját 2016-ban 18080-an 2017-ben 20294-n tekintették meg. Ez több mint 13 %-s növekedés. 2017-ben július és augusztus kivételével minden hónapban több mint ezren nézték meg a honlapot. Három hónapban kétezer megtekintés fölött volt az érték. Felhasználókkal kapcsolatos eredmény a különféle adatbázisok, repozitóriumok, oktatást segítő programok bemutatása, de az előadó ide sorolta a tanszéki konzultációkat is. Ide sorolható a hallgatói önkormányzattal és a szakkollégiumokkal folytatott együttműködés, a könyvtárban tartott könyvbemutatók, kiállítások, alumni rendezvények. 2011 és 2017 között 2012 volt az az év, amikor a legnagyobb hallgatósága volt ezeknek a rendezvényeknek, majd a 2013 – 2015 közti visszaesés után a hallgatóság száma újra nőni kezdett. Külső közvetett partnereikkel kapcsolatos eredményként Maczkó Báta az MKE Mezőgazdasági Szervezet rendezvényeinek Entzes könyvtárosok általi rendszeres látogatását, az ottani előadásokat emelte ki.
A könyvtári folyamatokról folyamatleltár készült. Számba-vették a vezetési, a kulcs-, az alap- és a támogatói folyamatokat. Folyamatleírási űrlapok, folyamatábrák, belső szabályzatok készültek. A használói elégedettség- és igényfelmérésről infografika készült. Az Entz Ferenc Könyvtár használói mutatója (Budai Campus hallgatói/könyvtárba beiratkozott hallgatók) 2010 és 2017 között minden évben 83 % felett volt. A legjobb érték (2016) 92 % volt!
Végül a társadalmi felelősségvállalásról esett szó. 2018. november 18-26-án tartották az Európai Hulladékcsökkentési Hetet. Ekkor született meg az Entz Ferenc Könyvtár és Levéltár zöldkönyvtári deklarációja. Ez a következőt tartalmazza: „Az Entz Ferenc Könyvtár és Levéltár, mint a Szent István Egyetem Budai Campusának szakkönyvtára, predesztinálva érzi magát a fiatal generációk környezettudatos nevelésére. Tudatosan gyűjti és rendelkezésre bocsátja a téma szakirodalmát, melyről rendszeresen tájékoztatja a használókat a honlapján. Évszakokhoz kapcsolódó programokat szervez, melyekbe bevonja a tehetséggondozás jegyében a szakkollégistákat és a tudományos diákköri munkát végző hallgatókat, valamint a felkészítő tanárokat.”
Knoll Petra előadása A kérdés: mivel? – Tippek és ötletek marketing és pr-témakörben címet viselte. Az előadás bevezetője a Marketing és PR morzsák címet viselte. A könyvtárak szolgáltatás-orientált intézmények fogyasztók helyett felhasználókkal. A felhasználók igényeit és szükségleteit folyamatosan figyelni kell. A felhasználóknak nagyon fontos a kényelem (ne kapjon irreveláns információt, a kapott információ a saját PC-n lehetőleg tovább szerkeszthető legyen stb.). A felhasználónak éreznie kell, hogy ő a legfontosabb, és mindig megbízhatóan magas szintű elbánásban részesül. A könyvtári marketinget akadályozza a könyvtárosok szakértelmének a felhasználói igények elé helyezése, a marketing ismeretek hiánya, a piac minimális ismerete és a reklámtól való idegenkedés. A befelé irányuló szemléletet kifelé irányulónak kell felváltania, azaz azt kell folyamatosan szem előtt tartani, hogy mit tudunk tenni a felhasználókért. Probléma lehet, ha a fenntartó vagy a felhasználó nem ismeri, ill. nem becsüli értékén munkánkat. Ezen jó kommunikációval lehet segíteni, pozitív és hasznos információkat kell átadni a könyvtárról. Profitot kell termelni, de itt a profit társadalmi tőke.
Ezután a közösségi médiáról esett szó. A közösségi média egy olyan média, melyet eleve arra terveztek, hogy egymás között meg lehessen osztani a tartalmát. Megosztás alatt azt értjük, hogy viszonylag könnyű létrehozni az új tartalmat, megjegyzéseket fűzni hozzá, egyszerűen eljuttatható másokhoz és bonyolultabb beruházások nélkül fogyaszthatjuk, azaz megnézhetjük és/vagy meghallgathatjuk. És mivel az egész az interneten zajlik, mindez jól követhető és mérhető. A közösségi médiának több típusa és márkája van. Közösségi oldalak és terek, blogok és mikroblogok, videó, kép és zenemegosztó portálok, internetes fórumok, wikik, link adatbázisok, hírgyűjtő oldalak. A közösségi média évről évre növekvő online tér. A Hutӱra Ferenc Könyvtár, Levéltár és Múzeum a közösségi médiában a Facebookon és az Instagramon van jelen.
Bárki, bármely szervezet online jelenlétéhez eszközökre is szükség van. Előadása második részében Knoll Petra különféle számítógépes programokat ismertetett, melyeket használni tudunk marketing és PR céljaink.eléréséhez. Számtalan kép és grafika megosztó oldal (Pixabay, Pexels, Freepik, Wallpaperswide, Dryicons stb.) található az interneten és nagyon sok az ingyenes képszerkesztő program (Canva, BeFunky, Pixelr, Photo Editor, GIMP stb.). Ezek közül a Canvat ismertette részletesen az előadó, majd áttért az infografikára, amely viszonylag új eszköz. Gyors, közérthető és kedvelt. Definíció szerint, alkalmazott grafikai terület, a rajz, a fénykép és a szöveg együttes alkalmazása, mindezen területek formanyelvének felhasználásával létrejött illusztráció. Célja az információközlés, akkor jó, ha figyelemfelkeltő, informatív és közérthető. Típusai a következők lehetnek ábrázolás szerint: idővonalas, folyamatot bemutató, lépéseket bemutató, családfaszerű vizualizáció, térképszerű bemutatás, ellentétre épülő bemutatás, listázó infografikák, adatokat bemutató infografikák és ezek mixei. Az előadó az infografika általános ismertetése után több infografika készítő programot sorolt fel (AdobeIllustrator, InDesign, Scribus, Visually, Piktochart). Végül az utolsó diákon néhány videoszerkesztő program nevét (Windows Movie Maker, Lightworks, Hitfilmexpress, VideoPad-Video-Editor) és szöveges valamint internetes forrásokat láthattunk.
Az utolsó előadó, Tamáska Lajos Felhőre könyvtárak címmel tartott előadást. Az előadás céljaként az előadó a következőket fogalmazta meg: ismertetni a felhő alapú szolgáltatások lényegét, felhívni a könyvtárak figyelmét a felhőre jutás lehetőségére, ismertetni az NIIF által üzemeltetett felhőszolgáltatásokat, végül a KIFÜ bemutatása és közreműködése a felhőre jutásban.
A felhő alapú számítástechnika lényege, hogy adatainkat nem saját gépünkön, hanem valamilyen internetes szolgáltatásban tároljuk. Legismertebb felhőszolgáltatás a levelezés. Ha Gmail, Hotmail vagy épp Yahoo postafiókunk van, a leveleinket elolvashatjuk a számítógépünkön, telefonunkon, és még más számítógépén és telefonján is, ha épp arról jelentkezünk be. A felhőszolgáltatás bárhonnan látható, nem kellenek hozzá külön eszközök (hardver, szoftver) Használatával nem vagyunk egy asztali számítógéphez kötve, sőt nem vagyunk egyetlen eszközhöz kötve. SaaS (Software as a Service), PaaS (Platform as a Service), IaaS (Infrastructure as a Service) felhőszolgáltatások léteznek. Legismertebb felhő szolgáltatók a Google drive, a One drive, a Copy és a Ballloon. A felhő szolgáltatás előnyei: könnyebbé teszi a munkát, ha több kollégával együtt dolgozunk, mivel nem kell mindenki gépére másolat, nem kell pendrive. Könnyű a hozzáférés, ahol van internet, ott hozzáférünk dokumentumainkhoz. A tárhely kapacitás igény szerint bővíthető. Helyfüggetlen, méretezhető. Hátrányai: ahol nincs internet, ott nem férünk hozzá az anyagainkhoz, és a biztonság kérdéseivel fokozottabban kell foglalkoznunk. Megoldás a kétlépcsős bejelentkezés.
Az NIIF által üzemeltetett felhőszolgáltatások: levelezés szolgáltatás, szalagos archiválás, tárhely szolgáltatás, web hosting szolgálatás, cloud for education. A levelezés szolgáltatás postafiók biztosítását jelenti 15 GB tárhellyel, vírus- és spamszűrést, postafiók beállítást saját felügyelet alatt. Egy szervezet 50 db postafiókot kap, de ez kiegészítő csomaggal bővíthető. A forgalmazható levélméret 25 Mbyte/e-mail. A szalagos archiválás az intézmények által feltöltött adatok tárolását, archiválását jelenti kétrétegű adattárolással (diszk, szalagos). A terület delegált, a másolás CIFS protokollon keresztül történik. Az alapcsomag 1 TB diszk és 15 szalagterületet jelent. Az adatmentés biztonságos és rugalmas. A menedzsment felület könnyen kezelhető. A tárhely szolgáltatás, számítógépen vagy szerveren létrehozott lemezterület biztosítását jelenti. Az eszközökön (Fujitsu Eternus DX92-es/DX200-as eszközök) tömböket alakítanak ki az elérhető legnagyobb kapacitáshoz. Az NIIF alapcsomagként 8 TB tárhelyet biztosít, ami bővíthető. A web hosting szolgáltatásnál a kiszolgálószerver erőforrásai több felhasználó között oszlanak meg. Minden felhasználó egy, a rendszer által dedikált tárhelyet foglal el, a nyilvános tartalom egyedi domain néven érhető el. A szolgáltatás statikus, ill. dinamikus PHP futtatókörnyezettel rendelkezik. A tartalomért a végfelhasználó felelős. Az előadó szerint ez azért hasznos, mert állandó internetkapcsolatot biztosítanak és 99,5%-os rendelkezésre állást vállalnak, mellyel az adatátviteli költségeket csökkenteni lehet. Statikus és dinamikus tartalom feltöltésére egyaránt lehetőség van. A web hosting szolgáltatás alapcsomagjában adatbázis, futtatói környezet (PHP) és a csatlakozó intézmények számára 5 GB-s webtárhely található.
Végül a cloud for education szolgáltatás virtuális gépeken tárterületet, hálózatot, komplett IT infrastruktúra nyújtását jelenti A hálózati összeköttetést a KIFÜ saját üzemeltetésű országos hálózata, a HBONE biztosítja. A projektenként nyújtott szolgáltatás paraméterei: 10 db virtuális gép, 8 vCPU, 12 GB memória. Előnye: költséghatékony, erőforrás takarékos megoldás. Az operációs rendszer szabadon választható (Windows, Linux). Akár több virtuális gépet is üzemeltethetnek egyszerre. 15 db publikus IP cím, 10 db Security group, 10 db virtuális diszk, 10 volume snapshot tartozik hozzá.
A szolgáltatások megrendeléséhez csatlakozási szerződés megkötése szükséges, melyet az ugyfelszolgalat@kifu.gov.hu címen lehet megtenni.
A három előadás után megfogalmaztuk szerveztünk szlogenjét, amely kivetítésre került a záró plenáris ülésen. Hisszük, hogy a jól szervezett minőségirányítás, a célzott marketing és PR a legújabb informatikai eszközök alkalmazásával előreviszik a könyvtárügyet.
Horváth Tamás
Magyar Mezőgazdasági Múzeum és Könyvtár
MKE Mezőgazdasági Szervezet