A Mikes Kelemen Program 3 éve

Az Országos Széchényi Könyvtár három éve csatlakozott a Mikes Kelemen Programhoz – röviden Mikes Programhoz -, ami ez alatt az idő alatt több száz könyvtár működését támogatta, több százezer dokumentumot szállított kontinenseken keresztül Magyarországra – több száz ember munkájának köszönhetően – az adományozóktól a megajándékozottakig.

A múlt század történelmi megrázkódtatásait követő emigrációs hullámok következtében nagy létszámú magyar közösségek alakultak ki világszerte. A formálódó új közösségekkel a kultúra szervezése is megindult. Nyomdák létesültek, sajtótermékek jelentek meg, reprintek és új művek kerültek kiadásra. Az anyaországból elhozott és az újonnan keletkezett dokumentumok tárolására könyvtárak, archívumok alakultak. Az évszázad során a diaszpóra kultúrkincs-teremtő működése jelentősen megnövelte a hungarica fogalma alá tartozó dokumentumok számát.

A Széchényi Könyvtár alapítása óta gyűjti a hungarica dokumentumokat, a huszadik századi magyar diaszpórák kialakulásával ez a feladat jelentősen kiszélesedett. A Nemzetpolitikai Államtitkárság irányítása alatt életre hívott Mikes Program többek között a tengerentúli hungarica kincs fennmaradásának a támogatását tűzte ki célul. Az OSZK ezen a ponton csatlakozott a programhoz, élve az esetleg hiányzó hungarica kiadványok beszerzésének lehetőségével.

A Mikes Program előkészítését és végrehajtását több projekt is támogatta, ezek közé tartozik az NKA-s Ithaka Program, és ide sorolhatók a Klebesberg Kúnó ösztöndíjjal elvégzett kutatások is. Nagy segítséget jelent az Államtitkárság Körösi Csoma Sándor programja, melynek ösztöndíjasai számos esetben tudtak információval szolgálni a Mikes Program kutatói számára.

A Nemzetpolitikai Államtitkárság, a program gazdája szervezi a program gyűjtési szakaszát. A kutatás oroszlánrészét a terepen dolgozó Mikes Program céljainak dedikált szakemberek végzik, akiket az Államtitkárság küld ki a diaszpóra közösségeibe, ahol felmérik és adott estben megszervezik a közösség önkéntes adományainak összegyűjtését. Az OSZK – a Mikes Program szakmai partnere – konkrét szerepe a hazaérkezett adományok feldolgozása mellett a kiküldésre kiválasztott kutatók felkészítésére, valamint a kiküldetés alatti szakmai támogatás ellátására terjed ki.

Negyedik éve tart a Mikes Program. Ez alatt háromszor volt kampányszerű gyűjtés a magyar diaszpóra különböző helyszínein. A három ciklus gyűjtésének eredményeként már több mint 250 köbméter adomány érkezett be. Ez a 250 köbméter megközelítőleg 250 000 dokumentumot tartalmaz, de a feldolgozás folyamatosan zajlik, így dokumentumok összmennyiségének megállapítása még várat magára.

Az adományok túlnyomó többsége tizenkét tengerentúli városból érkezett, ezek: Sydney, Melbourne, Toronto, Vancouver, New York/New Brunswick, Celeveland, Sarasota, Los Angeles, Caracas, Buenos Aires, Montevideo és Sao Paolo.

Adományok elszállítása, 2016, Sydney

A Mikes Program adományaira eddig 148 Kárpát-medencében működő intézmény jelentkezett, ebből 19 intézmény Magyarország határain kívülről. Október végéig már több mint 70 000 kérés érkezett, amiből több mint 35 000 kérést teljesíteni tudtunk.

A programban résztvevő területek

A program gerincét a Gyűjteményszervezési Igazgatóság alá tartozó Gyarapítási és Állomány-nyilvántartó osztály dolgozóinak munkája adja. A beérkező adományok sokfélesége miatt jelentős szerep jut a feldolgozásánál az OSZK különgyűjteményeinek. Kiemelten fontos partnerosztályunk az OSZK Kézirattára, amely jelentős iratadományok feldolgozását és befogadását végzi. A Mikes adományok befogadásában érintettek még a Térképtár, Zeneműtár, Történeti Interjúk Tára – amely a Mikes kutatók által készített interjúkat őrzi -, a Plakát és Kisnyomtatvány Tár és a Fotótár.

Az Országos Széchényi Könyvtár hét állandó, a Mikes Programhoz dedikált munkatársat foglalkoztat. Ezen kívül heti szinten még legalább húsz munkatárs vesz részt a Mikes Program munkájában. Azonban a program az OSZK-ban több mint hatvan ember munkáját érinti, közvetetten pedig majdnem az egész intézmény működésére kiterjed.

A feldolgozás lépései

Mivel a hazaérkező adományok nem mindig rendszerezetten kerülnek a dobozokba, így első lépésként a megérkezett dokumentumok tipizálása, vagyis a típusok szerint szétválogatása történik. A szétválogatott dokumentumokból hétről hétre 1500 darabot ládákban, de már azonosító számmal ellátva a Maglódi úti raktárból átszállítanak az OSZK-ba, ahol a program munkatársai behasonlítják és listát építenek a beérkezett dokumentumokból. Ezzel egy időben a behasonlítás kint is zajlik, így a heti 1500 tételhez további több száz tétel adódik. Az OSZK-ban történő behasonlítás után egy héttel a már feldolgozott tételek visszaérkeznek a raktárba a hozzájuk készített egyesített listákkal együtt. Ezután leltározás, majd a dokumentumok típus szerinti kiajánlása következik.

Jelenleg 3 típust ajánlunk ki, ezek: a hungarica, a nem hungarica, és a zenei dokumentumokat tartalmazó listák. A tervek között szerepel a periodikusan megjelenő dokumentumok kiajánlása is.

Mikes raktár, periodikák

A megrendelők ezután adhatják le kéréseiket a hétről hétre az OSZK honlapjára felkerülő új listákra. A rendelési határidő lejárta után a kéréseket összesítik és a kérőintézmények profiljának figyelembe vételével elosztják. A döntés után az adományokból igénylők értesítést kapnak a nekik megítélt tételekről, amit ezután átvehetnek a Maglódi úti raktárban. A feldolgozott dokumentumok nyomon követése érdekében minden hónap végén statisztika készül a feldolgozott és megrendelt dokumentumok összesítéséről.

A Mikes program múltja, jelene és jövője

Az OSZK számára a Mikes Program 2014 decemberében indult meg az első tengerentúli adományok megérkezésével. Bár a tervezés már több hónappal korábban elkezdődött, a szállítmányok átvételével megkezdődött fizikai feldolgozás az erre a célra bérelt Maglódi úti raktárban. Az első szállítmány érkezésékor a feldolgozáshoz szükséges infrastruktúra még kialakítás alatt állt. A polcrendszer elkészültéig a dokumentumok műanyag tároló ládákba kerültek.

2016 elejére elkészült a raktár 1500 polcfolyóméternyi polcrendszere. A polcrendszer mérete önmagában kevés a beérkező adományok egyidejű raktározásához – ez körülbelül 75 000 dokumentum befogadására alkalmas, amit már az első gyűjtésben beérkezett dokumentumok száma maghaladt – így a feldolgozás folyamán a dokumentumok folyamatosan forognak a munkafolyamatok állomásai között.

A polcrendszer kiépítése mellett szükség volt újabb raktárhelyiségek bérlésére, ahol az új szállítmányok átmeneti raktározása és a kért, összekészített adományok átvételig történő raktározása is megoldható. Kialakításra került még egy elkülönítő helyiség, ahova az esetlegesen fertőzésgyanús dokumentumok kerülhetnek. A kezdeti mobilnetes, heti 3-400 tételes behasonlítás a kiajánlás beindítása után nem bizonyult elégségesnek a szükséges tempójú forgáshoz, ezért a heti 1500 tétel OSZK-ba való beszállítása és „házon belüli” behasonlítása mellett döntöttünk.

A bekövetkezett fejlesztések lehetővé tették, hogy hungarica dokumentumok mellett 2016 őszén elinduljon a nem hungarica dokumentumok kiajánlása, majd egy évvel később a zenei dokumentumok felajánlása is. Az infrastrukturális szükségletek teljesülése után esély nyílt a Mikes Program által nyújtott szolgáltatások minőségének javítására, így vált lehetővé, hogy a többkötetes dokumentumok külön listákon szerepeljenek, de az is, hogy a listákban tett kisebb-nagyobb változtatások megkönnyítsék a rendelés folyamatát.

Mivel a Program által megkívánt feladatok volumene az OSZK-ban teljesen előzmény nélküli, a tervezéskor nem lehetett korábbi tapasztalatokra támaszkodni. A fölöspéldány elosztás gyakorlata nem volt alkalmazható a Mikes Program estében. Azonban a Program hosszútávú működéséből nyert tapasztalatok és módszerek a jövőben segítséget nyújthatnak a jelenlegi fölöspéldány elosztási rendszer továbbfejlesztéséhez is.

Rényi Mátyás Attila
OSZK