Minőségirányítási szakmai nap és PEMEKSZ-közgyűlés Szentendrén

Gazdag program várta az érdeklődő könyvtárosokat 2017. február 22-én Szentendrén. Bár a két programon külön-külön is részt lehetett venni, a könyvtárosok zöme mindkettő iránt érdeklődött.

Az érkezőket először Werner Ákos, a Pest Megyei Könyvtár igazgatója köszöntötte, aki büszkeségét fejezte ki, hogy a megyéből immár – Gödöllő után – másik két város, Cegléd és Százhalombatta intézménye is elnyerte a minősített könyvtár címet. Az ő bemutatkozásuk előtt Vidra Szabó Ferenc tartotta meg bevezető előadását Bevezetés a folyamatszabályozásba címmel. Bár az említett eljárástól sokan idegenkednek vagy fölöslegesnek tartják, megfelelő alkalmazása segítheti a szolgáltatások egységesítését és az egyértelmű szabályok kialakítását. A vezetés feladata a stratégiai tervezés, az erőforrásigények és a partnerek számbavétele. A szabályozni szánt folyamatokat a könyvtár szolgáltatásaiból kiindulva tanácsos kiválasztani. A folyamatábra elkészítése nagyban segíti a tervezést, és ehhez immár ingyenesen elérhető szoftverek is rendelkezésre állnak. A folyamatok során óhatatlanul fellépnek véletlen, veszélyes és durva hibák. Az első fajta hibára nincsen ráhatásunk (például az olvasó otthon hagyja a jegyét), de az utóbbi két típus ellen lehetséges tenni, majd mérésekkel ellenőrizni, hogy hatékony volt-e a fellépés.

Az elméleti alapok megismerése után a gyakorlati megvalósításba is betekintést nyerhettünk. A ceglédi Kossuth Lajos Művelődési Központ és Könyvtár folyamatszabályozási tevékenységét Némedi Tivadarné könyvtárvezető mutatta be. Mint említette: nem beszélt össze Vidra Szabó Ferenccel, mégis részben ugyanazokat a dolgokat kell elmondania. Persze egyéni nézőpontokat, tapasztalatokat is említett: az új módszer legnagyobb gyakorlati hozadékát abban látja, hogy a helyettesítések esetén, illetve a felelősségek meghatározásakor hasznos, ha mindenkinek pontosan ismert a hatásköre. Kiderültek helytelen beidegződések is. A folyamatábrák elkészítése nagyobb feladat volt, mint elsőre gondolták, viszont tanulság, hogy nem szabad túlbonyolítani az ábrázolást, mert az nem segítené a megértést.

Bajnok Tamara, a százhalombattai Hamvas Béla Városi Könyvtár igazgatóhelyettese meghökkentő címmel állt a hallgatóság elé: Kell ez nekünk? Rögtön az előadás elején megfogalmazta a sokakban felmerülő kételyeket: az egész folyamatszabályozás csak időt vesz el, ki dolgozik addig? Ha eddig működött a könyvtár, minek új módszereket bevezetni? A fenntartások ellenére természetesen belevágtak. Több mint egy évig dolgoztak szigorú ütemterv szerint: a csoport zárva tartási napokon ülésezett. Hagytak időt a módosításokra, az önvizsgálatra. Cél volt a tévhitek eloszlatása. A Vidra Szabó Ferenc által bemutatott folyamatleltárra is jó példákat láthattunk. A kijelölt folyamatgazdák vezetésével természetesen ők is elkészítették a szükséges folyamatábrákat. A közvetlen eredmény a maximum két oldalas szolgáltatási leírások elkészítése volt. A kockázatelemzések alapján megszabták az egyes folyamatoknál a beavatkozási hibahatárt. A folyamatszabályozás hozadékai a használóbarát szolgáltatások, a szabályozott, dokumentált folyamatok, a zökkenőmentes munkavégzés, a könnyebb helyettesítés. A kezdeti kérdésre tehát egyértelműen igenlő a válasz!

Az ízletes, salátákkal kiegészített szendvicsebéd elfogyasztása után következett a közgyűlés. A levezető elnök Bazsóné Megyes Klára titkár volt. 102 egyéni és testületi tag volt jelen, így megvolt a határozatképességhez szükséges legalább 91 szavazat.

Fülöp Attiláné elnök megtartotta az éves beszámolót a programokról és a pénzügyi helyzet alakulásáról.

Sebestyénné Majchrowska Ewa az ellenőrző bizottság nevében bejelentette, hogy a beszámolóban mindent rendben találtak. A közgyűlés egyhangúlag elfogadta az éves beszámolót.

Fülöp Attiláné ismertette a 2017-es programtervet, amelyet a közgyűlés szintén egyhangúlag elfogadott. Ennek legfőbb elemei a következők:

1. Az éppen zajló közgyűlés

2. Április 19. – Olvasószolgálatos Műhely találkozója Üllőn, téma a helytörténet és a digitalizálás

3. Június 14. – Könyvtárosnap, a helyszín még nincsen kiválasztva

4. Június 29–július 2. – Tanulmányút Horvátországban

5. Július 5–7. – Vándorgyűlés Miskolcon

6. Október 18. – Elnökválasztó közgyűlés Fülöp Attiláné frissen bejelentett nyugdíjba vonulása és ezzel egy időben az elnöki posztról való leköszönése miatt. Ehhez a jelölési folyamatot szeptemberben el kell kezdeni.

7. November 8. – Gyermekkönyvtáros Műhely találkozója Érden, téma: Gyermekkönyvtári közösségek, olvasótáborok

Bazsóné Megyes Klára bejelentette, hogy a horvátországi útra már nem lehet jelentkezni, mert megtelt a busz. Emlékeztetett arra, hogy jövőre lesz a szervezet 40 éves! Lehet készülni a megemlékezésre, pl. az 1978-ban születettekre, valamint a kezdetektől fogva tagokra figyelni valamiképpen.

Fülöp Attiláné emlékeztetett rá, hogy: idén is lehet pályázni a Nagy Ferenc-díjra (egyénileg, pályázati anyag benyújtásával) és a Téka-díjra, ez utóbbi esetében a munkáltatók figyelmét is felhívja, hogy ők is jelezzék, ha valamelyik dolgozójuk jogosulttá vált a díjra. A dolgozó is jelezheti, hogy 25 éve dolgozik Pest megyében!

Bazsóné Megyes Klára és Fülöp Attiláné átadták a frissen belépett tagok kártyáját, és aki közülük jelen volt, az néhány mondatban be is mutatkozott.

Bazsóné Megyes Klára ismertette a tagsági helyzetet: 2016-ban 170 egyéni és 10 testületi tag volt, 2017-ben eddig 162 egyéni és 8 testületi tag van, de még várhatóak belépések, illetve befizetések. 11 teljesen új tagunk lett idén.

Bazsóné Megyes Klára és Fülöp Attiláné zárszavával véget ért a közgyűlés. Hasznos információkkal gazdagodva, a minőségirányításban előrébb járók tapasztalatait megismerve térhettünk haza.

Szőts Dávid,
a Pemeksz vezetőségi tagja