2008. november 20. Országgyűlési Könyvtár
Az Országgyűlési Könyvtár tradicionális értékeket hordozó épületében nagyon korszerű tájékoztatási megoldásokkal ismertetett meg bennünket Haraszti Kati, a Képviselői kutatószolgálat vezetője, Dr. Pintér Katalin főigazgató-helyettes pedig megvilágította mindennek a gazdasági hátterét is.
Amikor láttuk, hogy a műhelybeszélgetés 24 résztvevője 18 vállalati, intézményi könyvtárat képvisel, sejtettük, hogy a költségkezelés sok formájával ismerkedhetünk meg, de arra nem gondoltunk, hogy nem lesz két egyforma gyakorlat, sőt, igazán szélsőséges megoldásokkal is találkozhatunk.
Sorra körbejárjuk a költségtervezés, a források, a költségkeret struktúra, az adminisztráció, a költségkövetés, az igénylőkre való kiterhelés, a vezetői beszámoló kérdésköreit, s szinte minden területen más és más megoldásokkal találkozhattunk. Van, ahol teljesen elválik a szakmai és a pénzügyi terület, így a könyvtárosoknak semmilyen számlaügyet nem kell intézniük, és van, ahol a teljes pénzügyi folyamatot a könyvtárban rögzítik. Van, ahol kizárólag forintban történik a tervezés, és van, ahol csak devizában – érdekes lehet megjósolni az árfolyamokat! Előfordul, hogy minden beszerzés központi keret terhére történik, és van, ahol nemcsak a tényköltségeket, hanem a könyvtár működési költségeit is ki kell terhelni a szervezetekre – ennek adminisztrációja szinte elképzelhetetlen feladat. Az engedélyezés az egyik könyvtárban egy szignó a kockás füzetben, a másik nagyvállalatnál a legkisebb előfizetést is csak a vezérigazgató helyettes engedélyezheti. Nagy különbségek vannak még abban is, hogy csak az „épületben lévő”, jól ismert munkatársak igényeit kell kielégíteni, vagy egy nemzetközi cégnél folyó tervezési, engedélyeztetési folyamatban kell részt venni.
Rendkívül sok tapasztalatra tettünk szert, és biztosan többeknek ütött szöget a fejében, hogy „Lehet így is? Próbáljuk meg, kezdeményezzük!”. Hallottunk beszerzési szabályzatról, céginformációs cégek szolgáltatásainak aktuális összehasonlításáról is – ezeket igyekszünk megosztani egymással.
A következő műhelybeszélgetés során, májusban, a könyvtár által készíthető/kiadható szakmai információs kiadványok kérdéskörét tervezzük körüljárni, amelyek valódi hozzáadott értéket jelenthetnek a fenntartó szakmai folyamataihoz, s nagyon alkalmasak arra, hogy felhívjuk a könyvtár hasznosságára a figyelmet.
Kóródy Judit