Létezhet-e könyvtár katalógus nélkül?

Néhány héttel ezelőtt a magyar szakmai közösségben is élénk érdeklődést váltott ki Simone Kortekaas és Bianca Kramer “Thinking the unthikable: a library without catalogue” című írása, mely az UKSG Insights című folyóiratában jelent meg tavaly novemberben. Az Utrechti Egyetemi Könyvtár (UBU) munkatársai által jegyzett írás joggal borzolja fel a kedélyeket, hiszen már a címében is olyasmit feszeget, amit sokan elképzelhetetlennek tartanak: egy könyvtárat, melyben nincs katalógus!

Idén júniusban az Erasmus+ program adta lehetőséggel élve egy hetet töltöttünk el az Utrechti Egyetemi Könyvtárban. Vendéglátóink igazán kitettek magukért és rendkívül gazdag, ugyanakkor érdekes szakmai programot kínáltak, melynek keretében “testközelből” vizsgálhattuk meg az UBU működését. Ennek során a fent említett projekt részleteibe is betekintést nyertünk. Mindettől természetesen nem váltunk a téma szakértőivé, de a nekünk tartott előadások és szerzett tapasztalataink talán segíthetnek abban, hogy közelebbről is megismerjük a nem mindennapi kezdeményezést.

A projekt vezetője, a fenti cikket is jegyző Simone Kortekaas már számos formában ismertette tevékenységüket. Több kisebb írás mellett blog bejegyzésekben, konferencia-előadásokban tárta a szakma elé az UBU igen izgalmas kezdeményezését, amivel rendszerint élénk érdeklődést és termékeny eszmecserét váltott ki. (Az UKSG keretei között tartott webinar során megosztott dokumentumok és videók egészen a részletekig menően nyújtanak a témába betekintést.)

Röviden a következőről van szó:

• Az UBU több évet átfogó mérései alapján kiderült, hogy felhasználóik elsősorban a Google Scholart, Web of Science-t és a Scopust használják információ-keresésre (83%), míg a könyvtár által nyújtott eszközök (a saját discovery szolgáltatásuk, az Omega, valamint a katalógus) kihasználtsága erősen stagnál. Ennél is figyelemre méltóbb adat, hogy az információ-keresést a felhasználók 0%-a (!) kezdi a könyvtár honlapján.
• Emiatt döntöttek úgy, hogy a 2002-ben felállított Omegát nem fejlesztik tovább, hanem lekapcsolják és nem is vesznek más hasonló eszközt sem.
• Alapos előkészületek után az Omega 2013 szeptemberében le is állt. Ezzel párhuzamosan új könyvtári honlapot készítettek és finomították link-resolver szolgáltatásukat: egy, a böngészőbe integrálható bookmarklet segítségével bárhol hozzáférést biztosítanak a könyvtár által nyújtott cikkekhez, e-könyvekhez.
• A váltás eddig igazolni látszik az eredeti elképzeléseket, egyszersmind alapjaiban teszi szükségessé a könyvtár információ-áramlásban játszott szerepének újraértelmezését és ezzel együtt megkérdőjelezi a helyi katalógus további létjogosultságát is.
• A következő lépés tehát a katalógus kivezetése lesz, melynek már zajlanak az előkészületei

Amint látható, a hangzatos cím két okból is kissé félrevezető. Egyrészt mert az ismertetett projekt középpontjában (egyelőre) nem a katalógus, hanem az Omega (és általában a discovery szolgáltatás) felszámolása áll. Másrészt pedig nem általában a katalógus funkcióinak szükségességét kérdőjelezik meg, hanem „csak” a helyi OPAC-ot (és annak menedzselésére szánt energiát) tartják feleslegesnek.

“Az OPAC halott”

A kérdés természetesen nem ilyen egyszerű és ezt ők láthatóan nagyon jól tudják. A különbség egy keresőszolgáltatás és a helyi katalógus felszámolása között meglehetősen nagy még akkor is, ha mindkettőt alapvetően ugyanazok a tényezők motiválják.

Ebből kifolyólag a katalógus kivezetésének kérdését az „egyes fázis” során átmenetileg mellőzték. E nagy horderejű váltás lebonyolítását a korábbi projekthez szorosan kapcsolódó „WorldShare Project” keretei között készülnek kivitelezni. A program alcíme „Moving national library services to a global platform” pedig világosan jelzi, hogy itt sokkal többről van szó, mind az Utrechti Egyetemi Könyvtár önálló kezdeményezéséről.

“A könyvtár felhasználói munkához, tanuláshoz és információkereséshez a felhőket használják. Úgy tudjuk legjobban szolgálni őket, ha állományunkhoz globális környezetben biztosítunk hozzáférést.”

A fenti mondatok jelentik a projekt alap-állásfoglalását, ami jól láthatóan a korábban ismertetett szellemiségben fogant és mutatja, hogy az UBU komoly szerepet játszik a nemzeti szintű átállás folyamatában is. Mielőtt azonban ennek részleteit is megismernénk, szükséges áttekinteni a Holland nemzeti információs infrastruktúrát, mely a következő elemekből épül fel:

1. UKB: a Holland Egyetemi könyvtárak konzorciuma (kivéve az Eindhoven University of Technology könyvtára), melynek a Royal Library is tagja. (Vezetője pedig Anja Smit az Utrechi Egyetemi Könyvtár igazgatója!)
2. GGC: a holland egységes katalógus, mely az 1970-es évektől épül és jelenleg 18 millió rekordot tartalmaz. 230 könyvtár állományáról tájékoztat.
3. NCC/IBL: A nemzeti könyvtárközi kölcsönzési rendszer
4. Eltérő helyi integrált könyvtári rendszerek (Aleph, VUBIS, Own, Pica(LBS) és mások)

Let’s go global!

2013 végén az UKB úgy döntött, hogy átáll a nemzetközi OCLC Worldshare platformra, annak érdekében, “hogy a könyvtárak szolgáltatásai és gyűjteménye ott legyen, ahol a felhasználók is vannak” – a weben. A váltás részletesebb okait pedig a következőkben adják meg:

• A globális környezetbe való beágyazódás jobban szolgálja a láthatóságot, a felhasználói szokások fentebb említett megváltozása fényében.
• A nemzetközi standardok és gyakorlat használata elsődleges fontosságú. A “back office” munkafolyamatok korszerűsítése során pedig új lehetőségek adódnak a projektben résztvevő könyvtárak számára.
• Hatékonyabban lehet a munkát szervezni akkor, ha a feldolgozás folyamatát nem ismételjük könyvtáranként újra és újra. (És sokszor rosszul! Az eltérő minőségű bibliográfiai rekordokból származó problémákra Dr. Köntös Nelli is felhívta a figyelmet a legutóbbi Vándorgyűlésen)
• A munkaszervezés hatékonysága mellett az együttműködés gazdasági szempontból is előnyös (költséghatékonyság)
• A széleskörű nemzetközi együttműködések lehetősége.

A jelenlegi holland könyvtári infrastruktúra OCLC technológián alapul, így a WordShare platformra való áttérés nem csak logikus lépés, de a költséghatékonyságot is maximálisan biztosítja.

Elképzeléseik szerint a rendszer a következőképpen néz majd ki:

(Forrás: Martin Slabberrje: WorldShare Project) 

“Együtt erősebbek vagyunk” – együttműködés országos szinten

A projekt ez esetben is alapos előkészületekkel és tervezéssel kezdődött, hiszen számos speciális kérdést kell(ett) megoldani. Mindenekelőtt ott van a katalógus-építés során használt nyelv problémája. Ez jelenti egyrészt, hogy a rekordokat ezentúl nem hollandul kell leírni, másrészt pedig az addig helyi szinten használt authority fájlok és szókincs lecserélését a nemzetközi verziókra. A különleges gyűjtemények kérdése ugyancsak komoly megoldandó problémát jelent, s alapos szervezést igényel az átállás előkészítése is. Ezen időszakban ugyanis biztosítani kell a könyvtárközi és egyéb szolgáltatások folyamatosságát, ami azt jelenti, hogy egyszerre kell majd frissen tartani az épülő (WorldCat) és a korábbi (GGC) katalógust. Az NCC/IBL-ről (a holland könyvtárközi rendszer) WorldShare ILL-re való átállása ugyancsak nagy volumenű feladatot jelent majd.

És mindezt olyan módon kell elvégezni, hogy a közkönyvtári ellátást igénybe vevő nagyszámú felhasználót kiszolgáló könyvtárak számára se okozzon az átállás kellemetlenséget, sőt annak elsősorban az előnyeit tapasztalják meg.

Az együttműködés megfelelő kereteinek kialakítása tehát döntő fontosságú. Az átállási folyamat tervezése és levezénylése országos szinten egy 10 fős projekt-team feladata, melynek tagjai az UKB és az OCLC részéről delegált szakértőkből kerülnek ki. Ők készítik elő és irányítják az áttérés folyamatát, menedzselik az elsődleges tesztelő csoportot, értékelik a visszajelzéseket, valamint a projekt ütemezését és annak betartását is felügyelik. Ők állították össze a 13 résztvevő könyvtár által követendő megvalósítási tervet, mely a helyi átállások (“local implementation”) alapját is képezi. Nagyon hangsúlyt fektetnek e projekt során is a változások megfelelő kommunikálására a hazai és nemzetközi célcsoportok felé.

Az első szakasz 2014. január és október közé esett. E nyolc hónapos időszak az alapos előkészítéssel telt, amit egy majd’ két éves szakasz követ (2014 okt. – 2016. jún.), melynek során az átállás helyi szintű feladatait végzik el. A folyamat 2016 végén zárul, amikor is üzembe állítják a WorldShare ILL szolgáltatást.

Helyi tennivalók – az UBU projektje

Az UKB könyvtárainak a második, közel két éves szakasz során kell implementálniuk helyi szinten a folyamatot. Ennek vezetését az Utrechti Egyetemi Könyvtárban Martin Slabbertje látja el. A részleteket az ő előadásából ismertük meg.

Eszerint az UBU helyi projektje 2015 elején vette kezdetét és középpontjában a helyi katalógus-építési folyamat globális környezetben történő átalakítása áll. E cél elérése három fő tevékenységi területet jelent:

• Biztosítani, hogy minden jelenleg meglévő rekord meglegyen a WorldCat-ben is.
• Biztosítani, hogy az OCLC Record Manager és Collection Manager eszközeinek használata megfelelő szintű legyen a WorldCat-ben való katalogizáláshoz.
• Biztosítani, hogy a rekordok folyamatosan szinkronizálódnak majd a WorldCat és a helyi IKR (Aleph) között az átmenet időszakában

A folyamat végeztével a jelenlegi rekord-kezelési séma lényegében ellentétes lesz.

(Forrás: Martin Slabberrje: WorldShare Project)

Ezzel kapcsolatban a legnagyobb kihívást az jelenti, hogy minden rekord eljusson a helyi katalógusból az országos katalóguson keresztül a WorldCat-be, majd később onnan vissza a helyi IKR-be (hiszen a kölcsönzés és egyéb tranzakciók – legalábbis egyelőre -továbbra is történnek majd). Biztosítani kell továbbá a hatékony munkafolyamatok kialakításának és a gyűjtemény kezelésének kereteit is. Mindezek mellett pedig gondoskodni kell a munkatársak megfelelő szintű továbbképzéséről.

A dolgok mostani állása

A 2015. június és szeptember közötti időszakban megkezdődött a közvetlen munkatársak és a többi felhasználó oktatása. Elindult a munkafolyamatok és az adatfeltöltés folyamatának tesztelése, a rekordok rögzítése a WordlCat-ben. Egyelőre úgy tűnik minden adott, hogy lassan megkezdődjön a váltás, vagyis leállítsák a katalogizálást a helyi IKR-ben és ezzel együtt elkezdjék azt a WorldCat-ben.

A cikk címében feltett kérdés tehát valójában így hangzik: létezhet-e könyvtár saját katalógus nélkül? Utrechtben láthatóan határozott igen a válasz és mindent megtesznek azért, hogy ez minél hamarabb megvalósulhasson. Mindezt azonban alaposan előkészítve, pontosan megtervezve és ütemezve teszik, miközben a saját érdekeiket soha nem helyezik a közös és a felhasználók érdekei elé. Az ott töltött néhány nap tapasztalatai alapján nekünk nincs kétségünk afelől, hogy terveiket sikeresen meg is tudják majd valósítani.

Érdemes rájuk figyelni.

Petró Leonárd,
Hamza-Vecsei Tímea, DEENK